Manager / Managerka Projektów Incentive Travel & MICE

• Przygotowywanie i prowadzenie projektów incentive travel, MICE oraz podróży premium zgodnie ze standardami NAT.travel.
• Koordynowanie całego procesu realizacji – od otrzymania projektu od działu handlowego po jego zakończenie i rozliczenie operacyjne.
• Tworzenie harmonogramów, przydzielanie zadań, pilnowanie terminów oraz organizowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu.
• Uzgadnianie szczegółów z hotelami, zagranicznymi DMC, liniami lotniczymi, przewoźnikami, restauracjami i innymi dostawcami.
• Przygotowywanie i weryfikowanie rezerwacji, list uczestników, rooming list, voucherów oraz dokumentów związanych z podróżą i realizacją usług.
• Prowadzenie bieżących ustaleń z klientami i partnerami biznesowymi, również w języku angielskim.
• Opracowywanie materiałów operacyjnych, planów i instrukcji dla pilotów oraz osób wspierających realizację projektów na miejscu.
• Kontrolowanie kosztów operacyjnych, kompletności dokumentów i terminowości zobowiązań we współpracy z zespołem Finance & Control.
• Rozpoznawanie potencjalnych trudności, przygotowywanie możliwych rozwiązań i zgłaszanie spraw wymagających decyzji.
• Nadzorowanie jakości wykonania usług, standardu obsługi klienta oraz przepływu informacji między wszystkimi stronami projektu.
• Usprawnianie codziennej pracy poprzez rozwijanie procedur, checklist i standardów organizacyjnych.

• Co najmniej 2 lata doświadczenia w koordynowaniu projektów, organizacji wydarzeń, logistyce, turystyce, hotelarstwie, obsłudze operacyjnej B2B lub podobnym obszarze.
• Praktyka w organizowaniu procesów angażujących wiele osób, zadań, terminów i zewnętrznych partnerów.
• Umiejętność planowania pracy, ustalania priorytetów i równoczesnego prowadzenia kilku tematów.
• Nastawienie na rezultat oraz gotowość do odpowiadania za przebieg i zakończenie powierzonych projektów.
• Swoboda w kontaktach z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2, pozwalająca na samodzielną komunikację zawodową.
• Dobra znajomość Excela oraz umiejętność korzystania z narzędzi cyfrowych i systemów wspierających współpracę oraz zarządzanie zadaniami.
• Dokładność, terminowość i samodzielność w działaniu, także w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania.
• Umiejętność przewidywania ryzyk, inicjowania działań i szukania praktycznych rozwiązań.
• Gotowość do pracy indywidualnej oraz współdziałania w niewielkim, interdyscyplinarnym zespole.

• Udział w organizacji wyjazdów grupowych, podróży incentive, projektów MICE lub wydarzeń dla klientów biznesowych.
• Znajomość współpracy z zagranicznymi DMC oraz dostawcami usług turystycznych.
• Praktyka w przygotowywaniu budżetów, kalkulacji kosztów i rozliczeń projektowych.
• Doświadczenie z systemami CRM, narzędziami do zarządzania projektami lub wykorzystaniem AI w codziennej pracy operacyjnej.

Nie wymagamy, aby całe dotychczasowe doświadczenie pochodziło z turystyki. Liczą się również umiejętności zdobyte w logistyce, hotelarstwie, eventach czy zarządzaniu projektami w innych branżach. Kluczowe jest jednak doświadczenie w koordynowaniu wieloetapowych procesów oraz gotowość do stopniowego przejmowania samodzielnej odpowiedzialności.

• Wdrożenie w procesy, narzędzia i standardy operacyjne NAT.travel oraz stopniowe powierzanie projektów do samodzielnego prowadzenia, adekwatnie do doświadczenia i potwierdzonych kompetencji.
• Udział w różnorodnych projektach realizowanych w Polsce i za granicą.
• Możliwość współtworzenia procedur i usprawniania procesów w rozwijającej się organizacji.
• Nowoczesne środowisko pracy, wykorzystujące narzędzia cyfrowe i rozwiązania AI.
• Realny wpływ na przebieg projektów, ich jakość i sposób organizacji.
• Przejrzysty zakres obowiązków oraz współpracę z działem handlowym i zespołem Finance & Control.
• Perspektywę rozwoju w kierunku samodzielnego Project Managera lub Delivery Ownera.
• Pracę w niewielkim zespole i bezpośredni kontakt z osobami podejmującymi decyzje.
• Zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin, na podstawie umowy o pracę lub w modelu B2B.
• Biuro w centrum Sopotu; na początku regularna obecność na miejscu, potrzebna do sprawnego wdrożenia, a po osiągnięciu odpowiedniej samodzielności możliwość częściowej pracy hybrydowej.
• Możliwość udziału w wybranych realizacjach i podróżach służbowych związanych z projektami.

Szukamy osoby, która chce rozwijać kompetencje projektowe w praktyce i z czasem przejmować coraz większy zakres odpowiedzialności. Jeśli potrafisz dobrze organizować pracę, dopinasz szczegóły i nie tracisz kontroli nad projektem, gdy pojawia się kilka równoległych zadań, zapraszamy do aplikowania.