Naczelnik wydziału

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

- wysiłek fizyczny

- praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz 

- prace na wysokości

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

Zakres zadań

• Kieruje pracą wydziału, w szczególności poprzez zapewnienie: wiarygodności informacji i materiałów wytwarzanych lub przetwarzanych w wydziale; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji w wydziale oraz pomiędzy wydziałem a innymi komórkami organizacyjnymi i podmiotami zewnętrznymi, w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji zadań. Przydziela zadania podległym pracownikom, w tym przygotowuje projekty opisów stanowisk pracy/zakresów obowiązków, ocenia i określa kierunki rozwoju zawodowego oraz motywuje pracowników;
• Inicjuje proces aktualizacji wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz ich uzgadnianie;
• Współpracuje z właściwym archiwum państwowym w zakresie porządkowania, brakowania i przekwalifikowania dokumentów znajdujących się w zasobie i wykonywania zaleceń;
• Prowadzi szkolenia z wykonywania czynności kancelaryjnych oraz konsultacji doradczych dotyczących opracowywania dokumentacji spraw zakończonych;
• Przyjmuje dokumentacje spraw zakończonych z komórek organizacyjnych ministerstwa oraz składu chronologicznego z uwzględnieniem działów administracji rządowej;
• Przeprowadza kwerendy archiwalne, udostępnia i wypożycza przechowywane akta spraw osobom upoważnionym, udziela pisemnych i telefonicznych informacji w sprawach merytorycznych będących w kompetencji archiwum zakładowego lub zleconych przez przełożonych, uwierzytelnia kserokopie dokumentacji zgromadzonej w archiwum i prowadzi ewidencje;
• Nadzoruje porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych lub przekwalifikowanej w wyniku ekspertyzy oraz przeprowadzenia skontrum archiwum zakładowego;
• Sporządza roczne sprawozdania z działalności archiwum zakładowego i roczne plany pracy z harmonogramem zadań do realizacji.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Zarządzanie ludźmi
• Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność
• Skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe