Office Manager

Opis stanowiska

Office Manager obsługuje recepcję firmy oraz odpowiada za sprawne funkcjonowanie biura, koordynację dostawców usług biurowych, pomoc w prowadzeniu dokumentacji finansowej oraz wspiera Event Managerów w realizacji projektów.

Obowiązki:

• Obsługa recepcji (w tym odbieranie telefonów, korespondencji i przesyłek kurierskich, kontakt z dostawcami usług biurowych).
• Bieżąca weryfikacja rozrachunków z kontrahentami.
• Weryfikacja i ewidencjonowanie dokumentów finansowych.
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
• Zarządzanie gotówką kasy firmy i rozliczanie pracowników z wydatków służbowych.
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentów.
• Zamawianie niezbędnych artykułów potrzebnych do funkcjonowania biura.
• Przygotowywanie umów oraz innych dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Pomoc w przygotowywaniu dokumentów przetargowych.
• Tworzenie spisów sprzętu.
• Opieka nad gośćmi podczas spotkań służbowych.
• Wsparcie pracowników w pracy nad projektami.
• Ścisła współpraca z główną księgową firmy - przygotowywanie pism, listów, dokumentów, raportów, załatwienie dokumentów w urzędach.
• Zarządzanie firmowymi kontami mailowymi, ftp, etc.
• Dbanie o pozytywny wizerunek firmy.
• Inne zadania związane z prowadzeniem recepcji zlecone przez przełożonego.

Wymagania

• Doskonała organizacja pracy - umiejętność zarządzania czasem oraz dokumentami.
• Zaangażowanie i samodzielność w działaniu.
• Znajomość obsługi komputera (MS Office, Internet) oraz urządzeń biurowych.
• Odpowiedzialności za powierzone zadania.
• Komunikatywności i dynamiki w działaniu.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).

Wymagania osobowościowe:

• Wysoka komunikatywność.
• Doskonała organizacja pracy.
• Wytrwałość i zaangażowanie.

Oczekiwania:
Poszukujemy osoby, która ceni dobrą atmosferę w pracy i jednocześnie skutecznie realizuje powierzone zadania, jest staranna, zaangażowana, pracowita, wykazuje inicjatywę, lubi prace w zespole.

Oferujemy

• Wynagrodzenie odpowiednie do posiadanych kwalifikacji.
• Współpracę z ludźmi, którzy wierzą w to co robią i lubią swoją pracę.
• Szacunek i uznanie.