Podreferendarz

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,

Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych,
  
• praca pod presją czasu oraz odporność na stres.
  

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę sekretarską Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu.
• Prowadzi terminarz i organizuje spotkania kierownictwa Departamentu (w tym wystawia pisemne przepustki na wprowadzanie osób biorących udział w spotkaniach i konferencjach organizowanych przez pracowników i kierownictwo Departamentu).
• Zapewnia kierownictwu Departamentu stałą łączność z instytucjami współpracującymi z Departamentem w ramach realizowanych zadań, przekazuje bieżące informacje telefoniczne, faksowe i mailowe. Odpowiada za sprawny obieg informacji w Departamencie.
• Zapoznaje pracowników Departamentu z wpływającymi decyzjami, zarządzeniami, informacjami itp. dotyczącymi pracy Departamentu i Ministerstwa oraz przygotowuje i monitoruje prawidłowość obiegu list obecności, wniosków urlopowych oraz zwolnień lekarskich pracowników Departamentu.
• Prowadzi rejestr wyjazdów międzynarodowych pracowników i Kierownictwa oraz rejestr sprawozdań z wyjazdów międzynarodowych pracowników i Kierownictwa oraz kierowników organów podległych Ministrowi SWiA.
• Prowadzi ewidencję korespondencji niejawnej w zakresie zadań realizowanych przez Departament.
• Udziela podmiotom zewnętrznym informacji w zakresie spraw związanych z migracjami oraz dotyczących zadań Departamentu.
• Prowadzi ewidencję upoważnień udzielanych pracownikom (a także praktykantom i stażystom oraz osobom zatrudnionym na innej podstawie w Departamencie) z zakresu przetwarzania danych osobowych w e-Dok i EZD, przygotowuje plany urlopowe oraz koordynuje szkolenia Kierownictwa i pracowników Departamentu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Wiedza w zakresie prawo administracyjne (KPA)
• Znajomość organizacji i funkcjonowania administracji publicznej
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych oraz umiejętność wyszukiwania informacji
• Orientacja na klienta, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych oraz umiejętność myślenia analitycznego
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego
• Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe