Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca przy komputerze.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: III p.,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące
umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi sekretariat Departamentu, w celu sprawnej i terminowej organizacji pracy, w tym: łączy rozmowy telefoniczne i udziela, w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, podstawowych informacji w zakresie właściwości Departamentu; prowadzi kalendarz spotkań, posiedzeń oraz wyjazdów i podróży służbowych pracowników i kierownictwa Departamentu, a także zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań; zapewnia wyposażenie sekretariatu w materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych, materiały biurowe i artykuły spożywcze.
• Koordynuje obieg korespondencji kierowanej do Departamentu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa, również w systemie EZD. Przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do kierownictwa Departamentu.
• Współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kadr w zakresie dokumentacji dotyczącej czasu pracy, listy obecności i planów urlopowych pracowników Departamentu.
• Uczestniczy w prowadzeniu spraw związanych z wyjazdami służbowymi kierownictwa oraz pracowników Departamentu, w szczególności w zakresie formalności wizowych, rezerwacji biletów i noclegów oraz rozlicza delegacje.
• Kompletuje i przechowuje dokumentację i materiały niezbędne w bieżącej pracy kierownictwa Departamentu, w tym tworzy i aktualizuje podręczne zbiory aktów normatywnych i publikacji.
• Przygotowuje krótkie komunikaty, pisma i notatki zlecane przez kierownictwo Departamentu oraz przekazuje pracownikom ustalenia i polecenia.
• Przyjmuje i rejestruje oświadczenia o stanie majątkowym oraz oświadczenia lustracyjne pracowników Ministerstwa.
• Obsługuje urządzenia biurowe i teleinformatyczne, jak również aktualizuje dane dotyczące Departamentu w elektronicznej książce telefonicznej.

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej,
• Umiejętności: dobrej organizacji pracy, pracy w zespole, komunikatywność, rzetelność.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe