Podreferendarz

Warunki pracy

- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,

- praca pod presją czasu i w warunkach stresu,

- wysiłek fizyczny,

- zagrożenie korupcją,

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Gromadzi, przechowuje i archiwizuje dokumentację oraz przygotowuje akta spraw załatwionych do archiwum zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości.
• Gromadzi, przechowuje i archiwizuje dokumentację w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych.
• Rejestruje przesyłki wpływające także za pośrednictwem poczty elektronicznej, poprzez wprowadzenie metadanych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, rozdzielanie i przekazywanie zgodnie z właściwością do wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura.
• Przyjmuje i weryfikuje pod względem formalnym zapytania o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego nadesłane za pośrednictwem urządzeń telefaksowych.
• Realizuje zadania związane z obsługą Biura, w tym prowadzi oraz monitoruje kalendarz spotkań dyrekcji, obsługuje połączenia telefoniczne, a także udziela interesantom informacji dotyczących zakresu działalności Biura, a w razie potrzeby kieruje interesantów do właściwych wewnętrznych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za procedowanie ich spraw.
• Rozdziela, przekazuje i doręcza zarejestrowane przesyłki zgodnie z właściwością do wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura.
• Obsługuje korespondencję wychodzącą poprzez stemplowanie, kopertowanie, adresowanie oraz naniesienie oznaczeń własnych lub numerów identyfikacyjnych dokumentów.
• Wprowadza dane dotyczące wydanych zaświadczeń do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym oraz przepisów wykonawczych do ustawy
• Znajomość ustawy o Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office: Word i Excel
• Doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Doświadczenie zawodowe: minimum 6 miesięcy na stanowisku kancelaryjno-biurowym