Pracownik biurowy tzw. ADMINISTRATOR

Opis stanowiska

Typowa praca biurowa połączona z obsługą wielu interesantów oraz kontrolą jakości pracy firm zewnętrznych . Zakres obowiązków: 1.Zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, pism, podań mieszkańców i umów Wspólnoty: a. Odbieranie wszelkiej korespondencji pocztowej, elektronicznej oraz podań mieszkańców i przekazywanie jej Zarządowi Wspólnoty. b. Utrzymywanie bieżącej korespondencji i dokumentacji w ustalonym porządku/ c. Wywieszanie w odpowiednich miejscach ogłoszeń Zarządu Wspólnoty i innych pism przez nią zleconych, oraz zdejmowanie ich po wygaśnięciu ich ważności, lecz nie później niż po 14 dniach od daty opublikowania. d. Utrzymywanie tablic ogłoszeniowych w należytym porządku tj. monitorowanie pojawiania się ogłoszeń osób trzecich i zdejmowanie ich nadmiaru. e. Prowadzenie ewidencji odczytów liczników wodomierzy każdego lokalu, licznika gazomie-rza głównego, głównego wodomierza wody zimnej i ciepłej (o ile taki istnieje), oraz jej aktu-alizacja w terminach do 20 czerwca i do 20 grudnia każdego roku. f. Przygotowywanie na życzenie Zarządu Wspólnoty wszelkich materiałów potrzebnych do przeprowadzenia zebrań we Wspólnotach. g. Zbieranie głosów pod uchwałami Wspólnoty, w terminie 1 miesiąca od otrzymania od Za-rządu Wspólnoty tekstu projektu uchwały. h. Przesyłanie do Biura Rachunkowego wszelkich dokumentów i uchwał Wspólnoty dotyczą-cych finansów Wspólnoty. 2.Zapewnianie prawidłowego obiegu dokumentacji finansowo-księgowej Wspólnoty: a. Przekazywanie1 Zarządowi Wspólnoty wszelkich faktur płatnych gotówką lub przelewem w ciągu 2-ch dni od ich otrzymania. b. Przekazywanie1 Zarządowi Wspólnoty do podpisu wypełnionych blankietów przelewów bankowych do faktur obciążających Wspólnotę, po uprzednim sprawdzeniu ich zgodności z zawartymi przez Wspólnotę umowami. c. Pozostawianie w ogólnie dostępnym miejscu w Biurze Wspólnot znanym wszystkim Zarzą-dom Wspólnot, faktur dotyczących kosztów wspólnych Wspólnot. d. Po otrzymaniu podpisu – akceptacji Zarządu Wspólnoty, składanie przelewów bankowych zgodnie z terminami obciążającymi Wspólnotę. e. Stały kontakt z placówką Banku mający na celu zapewnienie sprawnej komunikacji pomię-dzy Bankiem a Wspólnotą, np. odbieranie w razie potrzeby wyciągów bankowych. f. Przygotowywanie do 10-tego każdego miesiąca Raportów Kasowych. g. Przygotowywanie do wysłania i wysyłanie do Biura Rachunkowego dokumentów finanso-wych. h. Na polecenie Zarządu Wspólnoty przygotowanie na podstawie danych uzyskanych z Biura Rachunkowego wezwań do zapłaty. 3.Zapewnianie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy Zarządem Wspólnoty a wszystkimi wykonawcami działającymi na rzecz Wspólnoty i mieszkańcami: a. Informowanie Zarządu Wspólnoty o wszelkich zauważonych i zgłoszonych przez mieszkań-ców nieprawidłowościach, dwuznacznych sytuacjach, niedociągnięciach wynikających z pra-cy wszystkich wykonawców działających na rzecz Wspólnoty, a dotyczących zwłaszcza: I. Stanu czystości II.Powstania usterek w budynkach III.Stanu oświetlenia IV.Powystawianych w częściach wspólnych przedmiotów o znacznych gabarytach V.Stanu bram wjazdowych do boksów garażowych, oraz całego pomieszczenia gara-żowego. VI.Stanu ogrodzenia osiedla, bram i furtek. VII.Stanu samozamykaczy do drzwi. b. Przekazywanie wszystkim wykonawcom działającym na rzecz Wspólnoty decyzji Zarządu Wspólnoty. c. Informowanie Zarządu Wspólnoty o wszelkich zauważonych i zgłoszonych przez mieszkań-ców naruszeniach uchwalonego porządku Regulaminu Domowego. 4. Postanowienia porządkowe: a. W przypadku okazjonalnej zmiany godzin pracy Biura Wspólnot należy: I. Powiadomić Zarząd Wspólnoty II. Pozostawić na drzwiach pomieszczenia informację, kiedy Biuro Wspólnoty będzie ponownie otwarte. III. Jeśli Biuro Wspólnoty ma być zamknięte na okres dłuższy niż 1 dzień, ogłoszenie takie należy wywiesić w odpowiednich do tego miejscach ogłoszeń, nie później niż 4 dni przed planowanym dniem wolnym. Przypadek ten nie dotyczy nagłej choroby. IV. Chwilowo opuszczając Biuro Wspólnoty w celu wykonywania zadań na rzecz Wspólnoty należy pozostawić informację o wykonywanym zadaniu i przewidywa-nym czasie powrotu. Nie obowiązuje wówczas podpunkt I. b. Utrzymywanie w porządku i czystości pomieszczenia biura Wspólnoty, oraz wszelkich urzą-dzeń, przedmiotów i materiałów w nim się znajdujących.

Wymagania

Nie jesteśmy zainteresowani wspólpracą z "profesjonalnymi firmami administrującymi ani z osobami z tzw. licencją zarządcy nieruchomości" Wykształcenie minimum średnie. Doświadczenie w pracy biurowej i obsłudze interesantów. Łatwość pisania pism urzędowych. Znajomość pakietu Office. Podstawy znajomości Prawa budowlanego, Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania administracyjnego będzie dodatkowym atutem. Oferty prosimy składać do dnia 18 lutego 2007 roku.

Oferujemy

Osobom ambitnym oferujemy interesującą , stabilną , dobrze płatną pracę.