Referendarz w Biurze Organizacyjnym

Opis stanowiska

Wymiar etatu: 1

Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu:

Polska Agencja Kosmiczna, ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk

Miejsce wykonywania pracy:

Polska Agencja Kosmiczna, Oddział Terenowy w Warszawie

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją przełożonych, koordynowanie przepływu dokumentacji;
• komputerowa i biurowa ewidencja kopii zarządzeń prezesa Agencji oraz kopii upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez prezesa i wiceprezesów Agencji;
• przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Agencji w celu usprawnienia bieżącej pracy;
• przygotowywanie korespondencji i dokumentów do wiadomości lub podpisu prezesa i wiceprezesów Agencji;
• sekretarska i kancelaryjno-biurowa obsługa prezesa i wiceprezesów Agencji;
• prowadzenie kalendarza spotkań prezesa i wiceprezesów Agencji;
• przygotowywanie dokumentacji, materiałów na spotkania, pism, prezentacji zestawień, raportów, analiz oraz archiwizacja dokumentacji;
• organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz wizyt gości,
• udział w organizacyjnym przygotowaniu podróży służbowych krajowych i zagranicznych;
• prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania, biletów oraz ich wydawanie poszczególnym komórkom organizacyjnym lub pracownikom;
• rozdysponowywanie czasopism, materiałów informacyjnych, promocyjnych itp., według ustalonego rozdzielnika;
• prowadzenie magazynu podręcznego materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek artykułów higieniczno-sanitarnych, druków itp.;
• sporządzanie rocznych planów zakupów materiałów biurowych oraz środków czystości, umożliwiających przygotowanie specyfikacji do zamówień publicznych na dostawy;
• bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Agencji w zakresie wykonywania zadań;
• wykonywanie innych prac zleconych przez prezesa, wiceprezesów i dyrektora Biura Organizacyjnego, niewymienionych, a wynikających z przepisów prawa oraz obowiązujących w Agencji regulaminów, zasad, instrukcji i opisów procedur.

Wymagania

Niezbędne

wykształcenie: wyższe magisterskie

pozostałe wymagania niezbędne:

• co najmniej dwuletnie doświadczenie w pracy biurowej na stanowisku asystenckim lub sekretarskim;
• samodzielność w wyznaczaniu i realizacji zadań;
• bardzo dobra znajomości pakietu MS Office;
• dobra znajomość obsługi urządzeń biurowych;
• znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B2);
• bardzo dobra znajomość ustawy z dnia 26 września 2014 r. o Polskiej Agencji Kosmicznej (t.j. Dz.U. 2016 poz. 759);
• umiejętność redagowania pism;
• umiejętność analitycznego myślenia i skutecznego działania w warunkach stresu;
• łatwość nawiązywania kontaktów, komunikatywność;

Wymagania dodatkowe:

• znajomość innego języka obcego (roboczego Unii Europejskiej) w stopniu komunikatywnym;