Referendarz

Warunki pracy

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie Ministerstwa: https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/warunki-pracy

Zakres zadań

• Organizuje pracę sekretariatu, w tym obsługuje korespondencję i dokumentację przychodzącą i wychodzącą z Departamentu (tj. kompletuje/ weryfikuje i przedkłada do podpisu korespondencję, sporządza projekty pism, ewidencjonuje korespondencję w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów itp.).
• Organizuje spotkania i wydarzenia: rezerwuje sale, sprzęt i catering; przygotowuje materiały; wspiera logistycznie wydarzenia organizowane przez Departament.
• Powadzi terminarze i utrzymuje kontakty zewnętrzne / wewnętrzne: uzgadnia terminy spotkań i działań międzyresortowych, przekazuje informacje interesariuszom zewnętrznym.
• Zapewnia wsparcie logistyczno-administracyjne w Departamencie; organizuje i rozlicza wyjazdy służbowe, prowadzi ewidencje, zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze, archiwizuje dokumentację itp.
• Wspiera działania informacyjne Departamentu: współtworzy materiały informacyjne o działaniach Departamentu; przekazuje informacje o wydarzeniach z obszaru merytorycznego tych działań; monitoruje komunikaty z wewnętrznych kanałów informacyjnych.
• Wspiera obsługę projektów cyfrowych (np. prowadzi zestawienia i rejestry dokumentacji projektowej, udziela wsparcia administracyjnego koordynatorom projektów, bierze udział w przygotowywaniu materiałów sprawozdawczych itp.).

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe: minimum 2 lata pracy w obsłudze sekretariatu departamentu/ biura administracyjnego/ zarządu/ projektu
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie procedury sprawdzającej
• Znajomość języka angielskiego poziom B1
• Znajomość funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych
• Znajomość narzędzi efektywnego zarządzania pracą
• Umiejętność obsługi komputera: środowisko MS Windows
• Umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, rzetelność, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później). Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe