Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca przy komputerze.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: VI p.,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy.
Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy
dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę sekretarską i asystencką dyrektora departamentu i jego zastępców
• Koordynuje obieg korespondencji kierowanej do Departamentu
• Monitoruje terminowość realizacji poleceń, pism i dokumentów podpisywanych przez dyrektora Departamentu i jego zastępców
• Zapewnia wyposażenie kierownictwa i pracowników departamentu w materiały eksploatacyjne i biurowe
• Bierze udział w organizowaniu podróży służbowych kierownictwa i pracowników Departamentu
• Prowadzi i koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w Departamencie, w tym współpracuje z Inspektorem Ochrony Danych, przygotowuje i przedkłada do podpisu dyrektora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ich ewidencję
• Koordynuje prace związane z przygotowaniem wkładu do planu działalności Ministra, przygotowywaniem planu działalności Departamentu na kolejny rok oraz okresowych informacji dotyczących stanu realizacji celów i zadań, a także sporządzaniem oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Departamencie
• Koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników Departamentu i współpracuje z komórką właściwą do spraw kadr, w szczególności w zakresie opracowywania i aktualizacji opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, dokumentacji dotyczącej czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników Departamentu oraz organizowania szkoleń dla pracowników Departamentu
• Pełni funkcję koordynatora EZD w Departamencie oraz koordynuje prace związane z archiwizacją spraw prowadzonych przez Departament
• Wykonuje obowiązki redaktora departamentalnego, w tym przygotowuje i aktualizuje treści oraz zamieszcza nowe informacje na portalu wewnętrznym i zewnętrznym Ministerstwa w zakresie zadań Departamentu
• Wyszukuje materiały i informacje na stronach polsko i anglojęzycznych o sytuacji społeczno-gospodarczej w kraju i za granicą oraz przygotowuje notatki z pozyskanych danych, w celu wsparcia działań pozostałych komórek wewnętrznych departamentu oraz zapewnienia informacji niezbędnych w pracy kierownictwa

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa oraz przepisów regulujących podział pracy kierownictwa Ministerstwa
• Znajomość przepisów w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych
• Umiejętność sporządzania notatek oraz standardowych pism urzędowych
• Umiejętności interpersonalne: precyzyjnego przekazywania informacji, pracy w zespole, terminowość, komunikatywność, wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Umiejętność obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów EZD