Referendarz

Warunki pracy

1. Charakter stanowiska :

• duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych


• częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym

2. Sposób wykonywania zadań:

• praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego


• wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny

W budynku znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, beacon systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem  - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.

Wejście do budynku oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.    

Zakres zadań

• Kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w komórce.
• Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora oraz sporządza standardowe pisma w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa.
• Koordynuje sprawy związane z naborami na wolne stanowiska pracy w urzędach górniczych, w tym przekazuje informacje o wyrażonych zgodach na prowadzenie naboru, monitoruje etapy ich realizacji, prowadzi ewidencje naborów i sporządza w tym zakresie informacje w celu zapewnienia zgodności działań z ustaloną w tym zakresie procedurą.
• Prowadzi sprawy dotyczące wartościowania stanowisk pracy, przekazuje opisy stanowisk do wartościowania, prowadzi rejestry stanowiska pracy, przygotowuje informacje o wartości punktowej stanowiska oraz inne pisma dotyczące opisów i wartościowania w celu wsparcia Dyrektora Generalnego WUG w realizacji procesu opisywania i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.
• Planuje i organizuje terminarz spotkań, narad i wyjazdów oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Biurze, redaguje pisma na polecenie Dyrektora Biura i jego Zastępcy, w oparciu o dokumenty przedłożone przez osoby kierownictwa w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora oraz pracowników komórki.
• Przekazuje informacje od osób kierownictwa Biura współpracując w tym zakresie z sekretarzami pozostałych komórek organizacyjnych, udziela informacji, kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy w Urzędzie.
• Koordynuje proces zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników w celu zapewnienia ich prawidłowego funkcjonowania.
• Współdziała w procesie przekazywania spraw do archiwum zakładowego, w tym archiwizuje dokumentację znajdującą się w sekretariacie, przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i kompletności oraz archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość Kodeksu pracy
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu
• Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej