Referendarz

Warunki pracy

Praca przy komputerze.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

-      praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,

-      miejsce pracy: VI p.,

-      budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi sekretariat Departamentu, w szczególności zapewnia obsługę sekretarską i asystencką dyrektora i zastępców dyrektora, koordynuje obieg korespondencji kierowanej do Departamentu, przekazuje sekretariatom członków kierownictwa Ministerstwa pisma przeznaczone do podpisu tych osób, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu, zapewnienia wyposażenie kierownictwa i pracowników Departamentu w materiały eksploatacyjne i biurowe
• Monitoruje terminowość prowadzonych spraw i harmonogramu spotkań, koordynuje terminarz i obsługę spotkań, prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz pracowników Departamentu
• Koordynuje sprawy w zakresie dokumentacji dotyczącej czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników
• Gromadzi informacje dotyczące instytucji, urzędów i firm, z którymi Departament pozostaje w kontakcie, aktualizuje dane dotyczące Departamentu w elektronicznej książce telefonicznej, tworzy i aktualizuje podręczny zbiór aktów normatywnych, publikacji niezbędnych w bieżącej pracy kierownictwa Departamentu
• Koordynuje w Departamencie zadania z zakresu bezpieczeństwa państwa, w tym obronności i zarządzania kryzysowego
• Pełni funkcję koordynatora EZD w Departamencie oraz koordynuje prace związane z archiwizacją spraw prowadzonych przez Departament
• Prowadzi i koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w Departamencie, w tym przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, prowadzi ewidencję ww. upoważnień pracowników Departamentu oraz pełni funkcję koordynatora do spraw ochrony danych osobowych w Departamencie
• Kieruje interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych, udziela informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa oraz przepisów określających podział pracy Kierownictwa Ministerstwa
• Znajomość przepisów w zakresie ochrony danych osobowych
• Umiejętności: pracy w zespole, komunikatywność, dobrej organizacji pracy, rzetelność, wysoka kultura osobista
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)