Referendarz

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie procedurami;
• Obsługuje korespondencję firmową w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją, w tym przedkłada dyrektorowi komórki oraz zastępcom dyrektora korespondencję do dekretacji lub podpisu; przekazuje zadekretowaną korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przygotowuje pisma zlecone przez dyrektora oraz zastępców dyrektora;
• Prowadzi kalendarz, tj. ustala terminy i miejsca planowanych spotkań, organizuje wyjazdy;
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno-recepcyjnym spotkania i konferencje;
• Obsługuje Biuro w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne (listy obecności, urlopów, ewidencję wyjść służbowych i prywatnych), wykonuje zadania w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru;
• Udziela informacji interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu;
• Prowadzi obsługę techniczno-organizacyjną sekretariatu, tj. obsługuje urządzenia biurowe oraz zabezpiecza materiały biurowe i produkty spożywcze;
• Prowadzi archiwizację prowadzonych spraw oraz przekazuje akta/sprawy do archiwum zakładowego.

Wymagania niezbędne

• Ogólna wiedza na temat resortu
• Ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe