Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca przy komputerze.
  
• Praca pod presją czasu.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
  
• miejsce pracy: I piętro,
  
• budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
  

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową sekretariatu Departamentu, w tym: zapewnia obsługę sekretarską i asystencką dyrektora i zastępców dyrektora, monitoruje terminowość prowadzonych spraw i harmonogram spotkań kierownictwa Departamentu, zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań kierownictwa Departamentu, koordynuje obieg korespondencji w Departamencie, w tym przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do Departamentu, zapewnia wyposażenie kierownictwa i pracowników Departamentu w materiały eksploatacyjne i biurowe, kompletuje i przechowuje dokumentację i materiały niezbędne w bieżącej pracy kierownictwa Departamentu.
• Koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników Departamentu i współpracuje z komórką właściwą do spraw kadr, w tym w zakresie opracowywania i aktualizacji opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, dokumentacji dotyczącej czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników oraz organizowania szkoleń dla pracowników Departamentu.
• Pełni funkcję koordynatora EZD w Departamencie oraz koordynuje prace związane z archiwizacją spraw prowadzonych przez Departament.
• Prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi kierownictwa oraz pracowników Departamentu.
• Przygotowuje i aktualizuje upoważnienia i pełnomocnictwa udzielane w zakresie właściwości Departamentu oraz prowadzi ewidencję tych upoważnień i pełnomocnictw.
• Koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w Departamencie, w tym przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ich ewidencję tych upoważnień pracowników Departamentu.
• Koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w Departamencie, w tym przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ewidencję ww. upoważnień pracowników Departamentu.
• Realizuje zadania Departamentu związane z obsługą punktu kontaktowego tworzonego w ramach Systemu Stałych Dyżurów Ministra Aktywów Państwowych.

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej.
• Znajomość przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych.
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej.
• Znajomość zasad prowadzenia oficjalnej korespondencji urzędowej.
• Umiejętności i kompetencje: dobrej organizacji pracy, szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, pracy pod presją czasu, pracy w zespole, precyzyjnego przekazywania informacji, komunikatywność, rzetelność.
• [Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.] W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Ukończone kursy albo szkolenia z zakresu obsługi biura lub sekretariatu.
• Umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.