Referent administracyjny

1. Zapoznanie się z przepisami instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowym wykazem akt. 2. Zapoznanie się z przepisami ustawy o samorządzie gminnym, Kodeksem postepowania administracyjnego oraz Prawem Zamówień publicznych. 3. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Lubań, w tym ze szczególnym uwzględnieniem Wydziału Organizacyjno-Prawnego. 4. Szkolenie wstępne BHP. 5. Archiwizacja dokumentów: - Usuwanie części metalowych (spinacze), - Spinanie dokumentacji klipsami archiwizacyjnymi, - Opisywanie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną, - Sporządzanie spisów akt do przekazania do archiwum zakładowego. 6. Prowadzenie rejestrów upoważnień oraz aktów prawa miejscowego. 7. Obsługa interesantów w Biurze Obsługi Interesantów: - Przyjmowanie dokumentów od interesantów i udzielanie informacji na temat załatwianych spraw, kierowanie do merytorycznych wydziałów, - Wydawanie odpowiednich druków interesantom, - Wydawanie adresatom niedoręczonej korespondencji złożonej przez doręczycieli. 8. Obsługa Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów SIDAS: - Szkolenie z obsługi systemu, - Rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie, - Rozdział korespondencji wychodzącej w systemie, - Rozdział korespondencji dla doręczycieli, - Przygotowanie dziennych raportów wysyłki korespondencji, 9. Organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne, zakup materiałów i pomocy biurowych oraz pieczęci urzędowych: - Przyjmowanie zapotrzebowań wydziałów na materiały biurowe, - Sporządzanie zbiorczych zamówień materiałów biurowych do dostawcy, - Bieżąca kontrola realizacja umowy na dostawę art. biurowych, - Zamawianie pieczęci i ich ewidencja, - Przygotowywanie zamówień na prasę oraz publikacje fachowe. 10. Doręczanie korespondencji Urzędu Miasta Lubań na Pocztę i do lubańskich firm i instytucji