Referent/referentka

Warunki pracy

• 
  
• praca administracyjno-biurowa w dni robocze od godz. 7:30 do godz. 15:30, praca w siedzibie jednostki
  
• wyjazdy służbowe i szkolenia
  
• częste kontakty z podmiotami zewnętrznymi oraz pracownikami komendy
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie
  
• narzędzia i materiały pracy - komputer,
  
• brak windy - konieczność poruszania się po budynku
  
• brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym i głuchoniemym
  

Zakres zadań

• prowadzi tym kancelarię ogólną Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Chodzieży, w tym przekazuje, rejestruje, rozdziela i wysyła korespondencję w systemach kancelaryjnych wykorzystywanych w Komendzie;
• prowadzi sekretariat Komendanta Powiatowego PSP w Chodzieży, organizuje obieg informacji i dokumentów oraz zapewnia obsługę korespondencji i kontaktów Komendanta;
• udziela informacji interesantom oraz kieruje ich do właściwych komórek organizacyjnych;
• obsługuje elektroniczne systemy komunikacji i obiegu dokumentów, w szczególności EZD, e-doręczenia, ePUAP, pocztę elektroniczną;
• zapewnia obsługę organizacyjną uroczystości, narad, odpraw i konferencji organizowanych przez Komendę;
• przygotowuje projekty zaproszeń, listów okolicznościowych, wykazów gości, materiałów informacyjnych i standardowych pism;
• realizuje zadania z zakresu planowania pracy komendy;
• opracowywanie i ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji, rozkazów, instrukcji i wytycznych komendanta powiatowego;
• organizuje współpracę z terenowymi organami administracji publicznej, innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej;
• pomaga oficerowi prasowemu w organizowaniu i prowadzeniu działalności informacyjno-promocyjnej komendy powiatowej;
• realizuje zadania z zakresu skarg i wniosków, w tym prowadzi ich ewidencję;
• przygotowywanie zakresów czynności dla kierujących komórkami organizacyjnymi w komendzie;
• opracowuje regulaminy, wytycznych i procedur dotyczących służby i pracy w komendzie powiatowej oraz koordynuje prace związane z opracowywaniem propozycji zmian struktur organizacyjnych komendy powiatowej;
• prowadzi sprawy z zakresu kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych Komendy i jednostki ratowniczo-gaśniczej;
• współpracuje i prowadzi sprawy w zakresie kadrowym na polecenie przełożonych w ramach wewnętrznego zastępstwa, w tym prowadzi ewidencję raportów i kart urlopowych funkcjonariuszy i pracowników;
• prowadzi dokumentację dotyczącą dyscypliny służby i pracy oraz ewidencjonuje czas pracy funkcjonariuszy i pracowników systemu codziennego;
• prowadzi archiwum komendy powiatowej i sprawy związanych z archiwizacją dokumentów, tj. przyjmowanie dokumentów do archiwum, udostępnianie i brakowania dokumentów;

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego Doświadczenie zawodowe: co najmniej 6 miesięcy na stanowiskach administracyjno-biurowych lub w administracji publicznej albo odbyty staż na stanowisku administracyjno-biurowym lub administracji publicznej – łącznie co najmniej 6 miesięcy;

• Biegła obsługa komputera z pakietem Microsoft Office
• Umiejętność redagowania pism urzędowych
• Znajomość przepisów prawa pracy, kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o PSP, ustawy o służbie cywilnej,
• Zdolność analitycznego myślenia i formułowania wniosków, samodzielność, obowiązkowość
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 01 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość systemu EZD, E-Doręczenia, umiejętność pracy pod presją czasu, wysoka kultura osobista, profesjonalny wizerunek oraz komunikatywność;
• Umiejętność pracy w zespole oraz samodzielnej, umiejętności interpersonalne, łatwość nawiązywania kontaktów
• Szkolenie archiwistów min. I stopnia;
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostkach PSP (Zarządzenie Nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej)
• Prawo jazdy kat. B