Referent

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane jest w pomieszczeniu biurowym na I piętrze budynku. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd.

Praca na tym stanowisku wiąże się z codziennym kontaktem z klientem, głównie wewnętrznym – pracownicy Urzędu oraz zewnętrznym w celu udzielenia informacji na temat prowadzonych w Biurze Administracyjnym spraw.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjną Biura Administracyjnego (BA) celem ewidencjonowania korespondencji Biura oraz zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Biurze.
• Prowadzi obsługę sekretariatu Biura Administracyjnego celem wsparcia pracy dyrektora i zastępcy dyrektora Biura Administracyjnego.
• Udziela informacji klientom załatwiającym sprawy w Biurze Administracyjnym celem skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizowane zadania oraz usprawnienia pracy Biura.
• Przygotowuje zapotrzebowanie na materiały biurowe oraz wydaje je pracownikom Biura Administracyjnego.
• Opracowuje i upowszechnia wśród pracowników Biura Administracyjnego informacje wewnętrzne dotyczące spraw organizacyjnych i kadrowych w celu wsparcia pracy dyrektora Biura i usprawnienia pracy zarządzanej przez niego komórki organizacyjnej.
• Koordynuje sporządzanie pism, zbiorczych zestawień, informacji, opinii i uwag z zakresu działania Biura Administracyjnego w celu przekazania ich do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za opracowanie tych dokumentów dla całego Urzędu.
• Koordynuje zadania dot. spraw osobowo-kadrowych celem wsparcia pracy dyrektora Biura.
• Koordynuje działania związane z aktualizacją informacji zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz na stronie internetowej Urzędu dotyczące zakresu działania BA celem zapewnienia klientom Urzędu rzetelnych i bieżących danych w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia PRM ws. Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• umiejętność obsługi komputera na poziomie średniozaawansowanym ze znajomością programu MS Office (Word,Excel)
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, komunikacja, współpraca
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie statusu członka korpusu służby cywilnej
• myślenie analityczne, orientacja na klienta