Referent

Warunki pracy

Praca kancelaryjno-biurowa w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Stanowisko wyposażone w telefon, komputer oraz monitor ekranowy- czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzindziennie, wymuszona pozycja ciała - siedziąca. Konieczność korzystania z urządzeń biurowych : telefon, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów.

Stanowisko usytuowane jest na I piętrze budynku Komisariatu Policji II w Chorzowie brak windy w budynku.

Zakres zadań

• Powierzone do wykonania zadania na tym stanowisku mają charakter jednolity związany z szeroko pojętą obsługą sekretaryjno-biurową i korespondencyjną, wspomaganiem funkcjonowania wydziału, zapewnieniem prawidłowego i terminowego obiegu dokumentacji, przechowywaniem i aktualizacją przepisów prawnych. Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji kancelaryjnej, obsługa systemów informatycznych, Poczta SEPP, Poczta Specjalna oraz archiwizacja wytworzonej dokumentacji.
• Przyjmowanie, przechowywanie, systematyczne przekazywanie dokumentów jawnych – korespondencji z komórek organizacyjnych KMP w Chorzowie oraz innych instytucji.
• Ewidencjonowanie całości korespondencji w rejestrach kancelaryjnych.
• Przedkładanie korespondencji Komendantowi Komisariatu Policji II w Chorzowie lub jego Zastępcy do dekretacji.
• Przekazywanie bez zbędnej zwłoki zadekretowanej korespondencji właściwym referentom za pokwitowaniem odbioru.
• Prowadzenie Elektronicznego Dziennika Korespondencji dla Wydziału Kryminalnego Komisariatu Policji II w Chorzowie.
• Obsługa poczty elektronicznej, centrali telefonicznej, systemu faksowo - mailowego, programu do wysyłania korespondencji jawnej za pośrednictwem Poczty Polskiej / zgodnie z obowiązującymi przepisami / i wdrażanie za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP), celem nadania właściwego biegu wpływającym i wysyłanym dokumentom jawnym.
• Prowadzenie następujących zbiorów kancelaryjnych: - rejestru dzienników książek ewidencyjnych, dokumentów, teczek jawnych - dziennika korespondencyjnego EKD - książki doręczeń miejscowych - dzienników podawczych, - rejestru poczty
• Wysyłanie korespondencji i przesyłek.
• Zwracanie wykonawcom merytorycznym dokumentów przeznaczonych do wysłania celem ich uzupełnienia w przypadku, gdy nie spełniają określonych wymogów.
• Sporządzanie czystopisów pism i ich powielanie.
• Rejestrowanie, aktualizowanie, zapoznawanie, powielanie resortowych aktów prawnych.
• Sporządzanie spisów akt przekazanych i archiwizowanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie Pionu Kryminalnego Komisariatu Policji II w Chorzowie.
• Prowadzenie ewidencji stempli i pieczęci będących na stanie Komisariatu oraz rozliczanie funkcjonariuszy z posiadanych pieczęci i stempli w przypadku rozwiązania stosunku służbowego, pracy lub przeniesienia do służby, pracy w innej komórce, jednostce organizacyjnej.
• Dbanie o terminowość załatwianych spraw poprzez wykazywanie z dziennika korespondencyjnego spraw niezałatwionych, którymi są obciążeni poszczególni funkcjonariusze oraz przedstawienie zaległości przełożonym.
• Zaopatrywanie w materiały biurowe i druki.
• Cykliczne rozliczanie funkcjonariuszy Wydziału Kryminalnego z posiadanych liczb dziennika – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Odpowiadanie za całokształt pracy sekretariatu Wydziału Kryminalnego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Realizacja innych zadań wynikających z potrzeb doraźnych i poleceń kierownictwa komisariatu
• Zastępowanie innych pracowników korpusu służby cywilnej - inspektora Zespołu Prezydialnego oraz Technika Zespołu Prezydialnego Komisariatu Policji II w Chorzowie- przejmując jego obowiązki

Wymagania niezbędne

• Umiejętnosć pracy w zespole
• Umiejętność komunikowania się
• Umiejętnoć organizowania pracy własnej
• Rzetelność i terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe