Samodzielny referent/ka

1.Bieżąca obsługa sekretarsko-biurowa a)Prowadzenie kalendarza spotkań Dziekana i Prodziekana, w tym monitorowanie terminów posiedzeń i innych wydarzeń wydziałowych. b)Przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej), a także przygotowywanie projektów pism, zaproszeń i podziękowań. c)Rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji służbowych Dziekana. d)Nadzór nad stanem materiałów biurowych, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy rzeczowe oraz organizacja poczęstunku podczas oficjalnych spotkań. 2.Zadania administracyjno-organizacyjne i sprawozdawczość a)Sporządzanie projektów pism Dziekana. b)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Wydziału (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań). c)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Programowych (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań). d)Zbieranie danych i przygotowywanie wkładu merytorycznego do corocznego raportu dla MKDiN. 3.Obsługa spraw finansowych i kadrowo-płacowych a)Wprowadzanie i rozliczanie faktur oraz rachunków za zakupy wydziałowe w systemie finansowo-księgowym SKW. b)Weryfikacja i rozliczanie arkuszy godzin nadliczbowych oraz ponadwymiarowych realizowanych przez kadrę dydaktyczną Wydziału. c)Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie godzin dydaktycznych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych przez osoby niebędące pracownikami etatowymi. a)Bieżąca obsługa systemu POL-on, w tym kontrola postępu prac, wprowadzanie i korekta danych - w porozumieniu i współpracy z zespołami odpowiedzialnymi a także Dziekanem i Prodziekanem. 4.Komunikacja i przepływ informacji a)Bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (pracowników, studentów oraz osób zewnętrznych), udzielanie informacji i kierowanie do właściwych jednostek wydziałowych. b)Dystrybucja komunikatów, poleceń i ogłoszeń Dziekana do podległych katedr oraz pracowników Wydziału. c)Bieżąca współpraca z Biurem Rektora w zakresie obiegu dokumentów i synchronizacji kalendarza ogólnouczelnianego - informowanie o zbliżających się ważnych wydarzeniach, zadaniach i terminach realizacji poszczególnych formalności.