Samodzielny Referent w Dziale Czynsze Media

Opis stanowiska

Zakres zadań na stanowisku:

• współpraca z pionem techniczno–eksploatacyjnym w zakresie działalności wynikającej z zajmowanego stanowiska,
• prowadzenie dla każdego lokalu teczki czynszowej zawierającej pełne informacje o lokalu, użytkownikach oraz wszelką korespondencję i dokumenty związane z obsługą czynszu (umowa najmu, wymiary czynszowe, itp.) powiadomienie w formie pisemnej, użytkowników o zmianie czynszów i innych opłat z zachowaniem odpowiedniego wyprzedzenia czasowego,
• bieżące nanoszenie wszelkich zmian na kartach ewidencyjnych lokali w programie komputerowym. Systematyczna weryfikacja kart lokali mieszkalnych pod kątem trwania umów oraz zmiana tych kart zgodnie z obowiązującym w ZSI słownikiem,
• przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do zawarcia umowy (oraz jej aneksowania), oraz do dokonania zamian lokali,
• naliczanie użytkownikom zasobu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa czynszów i innych opłat ich obciążających,
• naliczanie przy zajmowaniu i po zwolnieniu lokalu kaucji zabezpieczającej,
• przygotowywanie kompletu dokumentów wymaganych przy zamianie lokali w ramach zasobu lub współdziałanie w tym zakresie z zarządcami innych zasobów lub pracownikami innego działu,
• przygotowywanie kompletu dokumentów dotyczących regulacji stanów prawnych,
• księgowanie wpłat wnoszonych przez użytkowników na indywidualnych kontach,
• sporządzanie i archiwizowanie faktur i innych dokumentów księgowych użytkownikom zasobu,
• wydawanie zaświadczeń i potwierdzenia wszelkich informacji dotyczących wnioskodawcy,
• terminowe i rzetelne sporządzanie sprawozdawczości na potrzeby GUS,
• sporządzanie załączników dotyczących lokali Gminy we wspólnotach pod rachunki wystawiane przez zarządców wspólnot mieszkaniowych,
• dostarczanie do Działu Finansowego sprawozdania czynszowego za miesiąc poprzedni,
• bieżące prowadzenie (również w drodze elektronicznej) rejestrów,
• udzielanie pisemnych odpowiedzi na otrzymaną korespondencję,
• rozpatrywanie wniosków o udzielenie obniżki czynszu,
• prowadzenie rejestru wszelkiej korespondencji, otrzymywanej od interesanów w programie Papirus,
• prowadzenie rejestru faktur w programie Papirus
• kopertowanie i dostarczanie do Urzędu Pocztowego bieżącej korespondencji oraz prowadzenie odpowiedniego rejestru,
• archiwizowanie wszelkiej korespondencji poprzez uzupełnianie właściwymi dokumentami teczek czynszowych lokali mieszkalnych,
• rozpatrywanie skarg i wniosków, udzielanie odpowiedzi na skargi wpływające do Działu Czynsze Media,
• dokonywanie rozliczeń środków wydatkowanych na eksploatację zarządzanego zasobu,na podstawie prowadzonej analizy podejmowanie działań zmierzających do minimalizowania kosztów,
• sporządzanie w miesięcznych okresach not księgowych z tytułu :
  • wnoszonej zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej wraz z dokonaniem ewentualnych korekt,
  • środków finansowych wnoszonych na fundusz remontowy, zgodnie z podjętymi uchwałami wspólnot mieszkaniowych,
  • zaliczek za media wnoszonych do wspólnoty mieszkaniowej,
• obsługa interesantów, w tym:
  • udzielanie wyczerpujących informacji użytkownikom na temat zmian czynszu i opłat związanych z użytkowaniem lokalu,
  • przygotowywanie i doręczanie użytkownikom książeczek czynszowych, na wniosek użytkownika wydawanie zaświadczeń i potwierdzanie wniosków, przygotowanie dokumentacji niezbędnej do wydania decyzji w sprawie dodatku mieszkaniowego,
  • obsługa najemców wyrażających chęć nabycia lokalu komunalnego, sporządzanie zaświadczeń do wykupu lokalu,
  • udział w pozostałych czynnościach wykonywanych przez DCM.

Wymagania

Warunki pracy na stanowisku:

Podstawowy system czasu pracy, 8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo, pięciodniowy tydzień pracy

Praca przy monitorze ekranowym.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%

Wymagania niezbędne:

• obywatelstwo polskie
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
• nieposzlakowana opinia
• wykształcenie średnie i co najmniej 4 lata stażu pracy ogólnego lub wyższe i co najmniej 3 lat stażu pracy ogólnego
• kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku:
  • znajomość obsługi komputera

Wymagania pożądane (mile widziane):

• Dobra organizacja pracy, umiejętność pracy w warunkach stresowych, pod presją czasu, dyspozycyjność, komunikatywność i umiejętność pracy w zespole.

Wymagane dokumenty:

• Życiorys z opisem dotychczasowej działalności zawodowej (CV).
• List motywacyjny poświadczony własnoręcznym podpisem.
• Kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie.
• Kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia).
• Kserokopie innych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach, uprawnieniach i umiejętnościach ( kursy, szkolenia).
• Oświadczenie kandydata potwierdzające posiadanie obywatelstwa polskiego (poświadczone własnoręcznym podpisem).
• Oświadczenie kandydata, że nie był prawomocnie skazany za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (poświadczone własnoręcznym podpisem).
• Oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych (poświadczone własnoręcznym podpisem)
• Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby rekrutacji prowadzonej przez ZBiLK. Jednocześnie oświadczam, ze udzielam zgody dobrowolnie oraz ze zostałam/em poinformowana/y o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych oraz ich poprawiania, jak również wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie (poświadczone własnoręcznym podpisem).