Sekretarz

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, oświetlenie naturalne i sztuczne.

Wejście do budynku „A" i „D" jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością, mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

W budynkach nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• organizuje i zapewnia sprawną obsługę pracy sekretariatu CEZAR poprzez: odbieranie, sortowanie, rejestrowanie, wysyłanie korespondencji oraz odbieranie, przekazywanie połączeń telefonicznych i informacji. Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych.
• zarządza kalendarzem Dyrektora CEZAR, poprzez pilnowanie terminów spotkań oraz zbieranie lub przygotowanie materiałów potrzebnych na spotkanie, zawiadamianie uczestników spotkań, rezerwację i przygotowanie sali na spotkania, zgłaszanie gości, obsługę spotkań
• przekazuje pracownikom CEZAR polecenia służbowe i inne informacje Dyrektora CEZAR. Współpracuje z kancelarią PAA oraz z sekretariatami innych departamentów i stanowiskami samodzielnymi, zarówno w zakresie merytorycznym jak i organizacyjnym
• przygotowuje i organizuje wyjazdy służbowe Dyrektora CEZAR, a także czuwa nad poprawnością i sprawnym obiegiem dokumentów dot. delegacji służbowych pracowników CEZAR. Zbiera informacje o krajowych i zagranicznych wyjazdach służbowych pracowników CEZAR
• przygotowuje projekty pism, notatek, informacji
• koordynuje i wspiera pracowników CEZAR w archiwizacji dokumentów
• wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników (urlopy, praca zdalna, grafik dyżurów, delegacje, wyjścia służbowe, udział w konferencjach, szkoleniach, warsztatach itp.), zgłasza zapotrzebowanie na materiały biurowe/spożywcze czy materiały reprezentacyjne, a także drobne wyposażenie potrzebne, na cele departamentu, oraz dba o ich uzupełnianie i rozliczanie oraz utrzymywanie ich w odpowiednim stanie, przyjmuje od pracowników zapotrzebowania na pieczątki i wizytówki

Wymagania niezbędne

• Umiejętność dobrej organizacji pracy własnej
• Umiejętność współpracy
• Komunikatywność
• Dobra znajomość pakietu MS Office
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, kserokopiarka)
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu prowadzenia sekretariatu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Umiejętność obsługi programu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego