Sekretarz

Warunki pracy

charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań: praca administracyjno-biurowa, obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie, praca związana z bezpośrednią obsługą klienta.

miejsce i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy: obiekty dostępne dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Zakres zadań

• Przedstawia komendantowi placówki korespondencję i przekazuje ją zgodnie z dekretacją celem zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Sporządza rozkaz dzienny oraz wykonuje pisma, wnioski i inne dokumenty wskazane przez przełożonego celem wsparcia prawidłowej pracy placówki.
• Prowadzi terminarz spotkań i planowanych przedsięwzięć komendanta placówki w celu zapewnienia optymalnego wykorzystania jego cZasu pracy.
• Wprowadza dane do aplikacji Delegacje oraz prowadzi rejestr wydanych poleceń wyjazdu służbowego i wypisuje delegacje służbowe w celu prawidłowego kierowania funkcjonariuszy i pracowników na wyjazdy zewnętrzne.
• Współdziała z komórkami organizacyjnymi placówki i oddziału w zakresie sporządzania, przyjmowania i przesyłania dokumentów, w szczególności z Zespołem ds. Obsługi w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji i korespondencji.
• Prowadzi obsługę aplikacji Wyjazdy SG w zakresie niezbędnym do prawidłowego prowadzenia dokumentacji związanej z rozkazem dziennym Komendanta Placówki.
• Przyjmuje interesantów oraz gości przybywających do placówki celem kierowania ich do właściwych osób funkcyjnych i zapewnienia wstępnej ochrony fizycznej obiektu oraz prowadzi ewidencję przybyłych gości i interesantów.
• Prowadzi elektroniczną ewidencję czasu służby oraz roczne karty ewidencji obecności dla kadry kierowniczej w celu realizacji ewidencji pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wymagania niezbędne

• umiejętność obsługi pakietu MS Office;
• podstawowa znajomość przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych;
• pozytywne zakończenie procedur sprawdzających zakończonych wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa osobowego uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE”, lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa osobowego uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE”;
• komunikatywność, odporność na stres;
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu obsługi kancelarii lub sekretariatu