Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o.
Firma Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. zajmuje się kompleksową obsługą techniczną nieruchomości komercyjnych oraz budynków mieszkalnych.
IFMPL to elastyczna, dynamicznie rozwijająca się firma, oferująca klientom nowoczesne, niestandardowe oraz indywidualne rozwiązania, oparte na dogłębnym zrozumieniu ich potrzeb oraz sytuacji finansowej. Posiadamy zintegrowany system zarządzania jakością, środowiskiem oraz BHP.
Aktualnie opiekujemy się nieruchomościami o łącznej powierzchni ponad 1 mln. m2 w całej Polsce.
W związku z rozwojem firmy, poszukujemy Kandydatów, którzy wzmocnią nasz Zespół na stanowisku:
Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego
Miejsce pracy: Magnice
Zakres obowiązków:
- Organizacja i przystosowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników administrowanej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi standardami,
- Profesjonalna obsługa spotkań – w tym przygotowanie agendy, materiałów oraz sporządzanie notatek (minutes),
- Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz wsparcie w codziennych zadaniach administracyjnych,
- Współpraca z działem Księgowości oraz HR,
- Koordynowanie bieżących spraw biura, w tym dbanie o jego funkcjonowanie, zaopatrzenie oraz standard,
- Organizacja i koordynacja zamówień biurowych oraz kontrola ich realizacji,
- Wsparcie organizacyjne zespołu, w tym koordynacja kalendarzy, spotkań oraz podróży służbowych,
- Udział i wsparcie w projektach realizowanych przez Zespół,
- Udział w spotkaniach zespołu z klientami,
- Koordynowanie kierunku pracy zespołów w regionie, w tym realizacji PPM, nadzór nad przeglądami technicznymi i dokumentacją obiektów,
- Wsparcie w koordynacji prac serwisowych oraz monitorowanie zgłoszeń i usterek,
- Archiwizacja dokumentów oraz dbanie o poprawność i kompletność dokumentacji,
- Przygotowywanie zestawień, raportów i materiałów administracyjnych,
- Wspieranie pozytywnej atmosfery w biurze i budowanie dobrych relacji w zespole.
Wymagania:
- Min. 1–2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja biura / wsparcie operacyjne),
- Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie,
- Dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Outlook, Excel, Word),
- Umiejętność pracy z dokumentacją i dbałość o szczegóły,
- Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami,
- Samodzielność i proaktywne podejście do zadań.
Mile widziane:
- Doświadczenie w pracy w środowisku związanym z nieruchomościami / facility management,
- Doświadczenie w kontakcie z klientem lub dostawcami.