Specjalista

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,

Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
  
• nietypowe godziny pracy,
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych i wewnętrznych.
  

Zakres zadań

• Obsługa administracyjno-biurowa sekretariatu Kierownictwa Biura Ministra.
• Prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej (eDOK) kierowanej do Ministra SWiA oraz do Biura Ministra oraz prowadzenie dziennika korespondencji Biura Ministra z klauzulą "zastrzeżone", przekazywanie jej do właściwych komórek organizacyjnych, w tym analiza korespondencji przychodzącej do Ministra SWiA i przygotowywanie jej do dekretacji Kierownictwu Biura na właściwą komórkę organizacyjną lub członka Kierownictwa.
• Weryfikacja i analiza pod kątem formalnym korespondencji przedkładanej do podpisu Ministrowi SWiA, w tym przekazywane zwrotnych informacji m.in. o występujących brakach formalnych w przedłożonej korespondencji.
• Prowadzenie harmonogramu, organizacja spotkań i zajęć stałych Kierownictwa Biura.
• Przygotowywanie projektów pism, wykazów, statystyk, stosownie do poleceń Kierownictwa Biura.
• Udzielanie interesantom pełnych informacji o kompetencjach Urzędu i kierowanie ich do właściwych Biur/Departamentów w celu załatwienia spraw.
• Prowadzenie spraw dotyczących zabezpieczania potrzeb Biura Ministra na materiały biurowe, w tym na potrzeby sekretariatów obsługujących członków Kierownictwa MSWiA a także zabezpieczanie potrzeb Kierownictwa Biura w zakresie sprzętu, prasy, materiałów biurowych i spożywczych, w tym dokonywanie zakupów oraz weryfikacja faktur.
• Prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych w zakresie właściwości Biura.

Wymagania niezbędne

• Co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich w jednostkach sektora finansów publicznych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
• Znajomość organizacji urzędu i resortu spraw wewnętrznych i administracji.
• Podstawowa znajomość instrukcji kancelaryjnej.
• Podstawowa znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o Radzie Ministrów.
• Orientacja na klienta, umiejętność radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Ukończony kurs/szkolenie dotyczące obsługi sekretariatu.
• Znajomość systemu obiegu korespondencji eDOK.