Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń biurowych.

Czynności fizyczne:

1.      rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne oraz kontakty z innymi pracownikami w innych wydziałach,

2.      obsługa klientów zewnętrznych,

3.      konieczność poruszania się po terenie Urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Stanowisko pracy mieści się na drugim piętrze budynku biurowego.

Zakres zadań

• będzie odpowiedzialna za prowadzenie sekretariatu Biura, w szczególności rejestrowanie korespondencji wchodzącej i wychodzącej, redagowanie pism na polecenie Dyrektora Biura, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• prowadzenie rejestru zatwierdzonych wniosków i zawartych przez Urząd umów dotyczących udzielenia zamówienia publicznego, a także kontrolowanie stopnia ich realizacji, w celu dostarczenia informacji Kierownictwu Urzędu,
• przygotowywanie, rozliczanie, dekretowanie i księgowanie na kontach analitycznych i syntetycznych dokumentów księgowych w zakresie zaangażowania wydatków w celu ewidencji prawidłowego zaangażowania środków finansowych dotyczących realizacji planu finansowego,
• sporządzanie zestawień danych finansowych na podstawie ksiąg rachunkowych Urzędu w celu zapewnienia Głównemu Księgowemu informacji o realizacji planu finansowego,
• prowadzenie terminarza spotkań, narad oraz informowanie o terminie załatwiania spraw, obsługa urządzeń biurowych w tym telekomunikacyjnych, udzielanie wyjaśnień telefonicznych oraz obsługa interesantów zgłaszających się do sekretariatu, zamawianie materiałów biurowych w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników,
• archiwizowanie dokumentów w zakresie prowadzonych zagadnień oraz przygotowywanie i przekazywanie do archiwum, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Biurze,
• przygotowywanie dokumentów do kontroli NIK i innych zewnętrznych w celu dostarczenia danych.

Wymagania niezbędne

• znajomość aktualnych aktów prawnych w szczególności w zakresie finansów publicznych, ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych oraz aktów wykonawczych,
• umiejętność stosowania przepisów prawa w praktyce,
• otwarty stosunek do klienta, cierpliwość w kontaktach z klientami oraz umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny, precyzyjny i zwięzły,
• umiejętność pracy w zespole, dzielenia się wiedzą oraz informacjami, komunikatywność, duża kultura osobista.
• umiejętność dobrej organizacji pracy na zajmowanym stanowisku,
• umiejętność przekonywania oraz konsultacji kwestii drażliwych,
• umiejętność obsługi Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa TREZOR.
• znajomości obsługi komputera oraz pakietu MS Office, przede wszystkim Word i Excel
• umiejętność redagowania pism.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność szybkiej adaptacji do okresowych zmian zakresu obowiązków,
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1