Stanowisko ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w wydziale kontaktów z mieszkańcami w departamencie obsługi mieszkańców w urzędzie miasta chełm

Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
Uprawnienia: bardzo dobra organizacja pracy własnej, systematyczność, kreatywność, komunikatywność
Uprawnienia: Znajomość podstawowych przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego
Uprawnienia: umiejętność interpretacji przepisów dotyczących zamówień publicznych

[Umiejętność 1] : znajomość przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych oraz instrukcji kancelaryjnej. PEŁNA TREŚĆ OGŁOSZENIA WRAZ Z NIEZBĘDNYMI ZAŁĄCZNIKAMI ZAMIESZCZONA NA STRONIE INTERNETOWEJ: https://umchelm.bip.lubelskie.pl/index.php?id=146&p1=szczegoly&p2=14756 DOR.2110. 6 .2026 OGŁOSZENIE O NABORZE NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE W TYM NA KIEROWNICZE STANOWISKA URZĘDNICZE W URZĘDZIE MIASTA CHEŁM. Prezydent Miasta Chełm ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm w pełnym wymiarze czasu pracy. 1. Wymagania niezbędne: 1) wykształcenie: wyższe, 2) obywatelstwo polskie, 3) pełna zdolność do czynności prawnych, 4) korzystanie z pełni praw publicznych, 5) brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, 6) nieposzlakowana opinia, 7) znajomość ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o samorządzie powiatowym, 8) znajomość przepisów prawa z ustaw: ochrona danych osobowych, instrukcja kancelaryjna. Kandydat, który zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu (o ile znajduje się w gronie pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe) jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Nie dotyczy kierowniczych stanowisk urzędniczych. 2. Wymagania dodatkowe: 1) znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego, 2) dobra znajomość obsługi komputera w zakresie pakietu biurowego oraz nowoczesnych środków łączności, 3) umiejętność obsługi systemów EZD PUW, 4) pożądane kompetencje: identyfikacja z urzędem, kreatywność, sumienność, samodzielność, komunikatywność, umiejętność organizacji pracy własnej, obowiązkowość, zaangażowanie, odporność na stres, wysoka kultura osobista. 3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku (najważniejsze zadania nakreślone w karcie opisu stanowiska): 1) Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pośrednictwem poczty, kurierów. 2) Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji. 3) Rejestracja przesyłek wychodzących w rejestrze przesyłek wychodzących. 4) Rejestracja i wydawanie przesyłek zwróconych. 5) Wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu. 6) Nadzór nad prawidłowością przygotowania przez wydziały korespondencji do wysłania. 7) Przekazywanie zgodnie z właściwością przesyłek mylnie skierowanych. 8) Nieodpłatne udostępnianie w postaci papierowej (wydanych do 31 grudnia 2011r.) i elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy Urzędu Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego oraz Dziennika Urzędowego Województwa Lubelskiego i zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych w tym orzeczeń. 9) Prowadzenie spraw związanych z tablicami urzędowymi oraz informacją wizualną w Urzędzie, w tym zapewnienie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na tablicach. 10) Przekazywanie do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji, zawiadomień od innych organów i podmiotów, prowadzenie ewidencji ogłoszeń oraz potwierdzanie terminów ogłaszania dla zainteresowanych stron. 11) Realizacja zamówień publicznych zawartych w planie zamówień publicznych w zakresie zajmowanego stanowiska. 12) Terminowe rozliczanie faktur w zakresie zajmowanego stanowiska. 13) Prowadzenie ewidencji ofert przetargowych oraz ofert konkursowych wpływających do Urzędu. 14) Udzielanie kompleksowej informacji o kompetencjach i zadaniach realizowanych przez Urząd oraz jednostki organizacyjne Miasta. 15) Udzielanie informacji ogólnej o trybie załatwiania spraw w Urzędzie. 16) Udzielanie interesantom informacji dot. złożonych przez nich dokumentów, wniosków. 17) Udostępnianie i wydawanie interesantom kart informacyjnych dla usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Miasta Chełm i druków, formularzy do tych kart. 18) Udzielenie pomocy interesantom w wypełnianiu formularzy. 19) Udzielanie informacji telefonicznej, przyjmowanie interwencji, łączenie rozmów telefonicznych. 20) Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pomocą poczty, elektronicznej skrzynki podawczej e-Doręczeń, ePUAP, KSeF oraz dostarczanej bezpośrednio przez interesantów. 21) Rejestrowanie korespondencji wpływającej wraz z jej dekretacją na poszczególne departamenty. 22) Prowadzenie dziennika korespondencyjnego w systemie informatycznym EZD PUW. 23) Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji oraz wydawanie właściwym adresatom. 24) Przestrzeganie w czasie rozmów telefonicznych zasad ochrony informacji niejawnych. 25) Udzielanie informacji interesantom w sposób kulturalny i wyczerpujący. 26) Organizacja sprawnego funkcjonowania środków łączności (telefonu). 27) Samokontrola na stanowisku pracy. 28) Przestrzeganie przepisów regulujących wewnętrzne sprawy Urzędu, w szczególności Statutu Miasta Chełm, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, procedury opracowywania budżetu, zarządzenia w sprawie obiegu dokumentów księgowych, Regulaminu Pracy, Kodeksu Etyki pracowników samorządowych UM Chełm. 29) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego. 4. Warunki pracy na stanowisku: 1) lokalizacja miejsca pracy: Urząd Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, 22-100 Chełm, 2) bezpieczne warunki pracy na stanowisku, 3) praca w systemie jednozmianowym, 4) stanowisko pracy związane jest z ponad czterogodzinnym czasem pracy przy komputerze, 5) praca w pomieszczeniu przy oświetleniu sztucznym i naturalnym, 6) stanowisko pracy związane jest z: - obsługą urządzeń biurowych, - obsługą interesanta, - rozmowami telefonicznymi, - przemieszczaniem się pomiędzy budynkami Urzędu Miasta Chełm, - sporadycznymi wyjazdami służbowymi, - pracą w zespole, 7) Praca w godzinach pracy Urzędu Miasta Chełm, określonych w Regulaminie Pracy. 5. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: W styczniu (miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia) wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Chełm, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6% / jest niższy niż 6 %.* 6. Wymagane dokumenty: 1) list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem z podaniem danych osobowych wraz z numerem telefonu kontaktowego lub e-mailem; 2) życiorys zawodowy (CV) opatrzony własnoręcznym podpisem; 3) kserokopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie tj. dyplom, świadectwo ukończenia szkoły średniej; 4) kserokopie świadectw pracy potwierdzających wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy; 5) kserokopie innych dokumentów potwierdzających umiejętności i doświadczenie zawodowe (uprawnienia, kursy, szkolenia, itp.); 6) kserokopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; 7) oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego, (z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych), zgodnie z wzorem nr 1; 8) oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z wzorem nr 2; 9) oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych zgodnie z wzorem nr 3; 10) oświadczenie kandydata o braku prawomocnego wyroku sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, zgodnie z wzorem nr 4; 11) oświadczenie kandydata o nieposzlakowanej opinii, zgodnie z wzorem nr 5; 12) Wymagane dokumenty winny być własnoręcznie podpisane. 13) Kserokopie dokumentów winny być opatrzone na każdej stronie klauzulą o następującej treści: Oświadczam, że niniejszy dokument jest zgodny z oryginałem wraz z datą i podpisem. 14) Niekompletne oferty, niespełniające wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu, w tym zawierające niewłaściwą treść oświadczeń, nie będą rozpatrywane. 7. Informacje dodatkowe: 1) W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym umowę o pracę zawiera się na czas określony (6 miesięcy). 2) W czasie trwania umowy organizuje się służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem, którego pozytywny wynik i złożenie ślubowania jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika. 3) Przewiduje się zawarcie kolejnej umowy na czas określony lub na czas nieokreślony bez przeprowadzania kolejnego naboru. 4) Przewiduje się wynagrodzenie zasadnicze w przedziale: od 5.000 zł do 5.500 zł brutto. 5) Wszystkie dokumenty wchodzące w skład aplikacji powinny być w języku polskim lub zawierać tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. 6) Osoba wybrana do zatrudnienia będzie zobowiązana do przedstawienia oryginału aktualnego zapytania o udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego oraz przedłożenia do wglądu pracodawcy oryginału dokumentów. 7) Wymagane dokumenty aplikacyjne, należy składać w terminie do dnia 2 marca 2026 roku: a) w zaklejonej kopercie wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz adresu do korespondencji w Urzędzie Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, w Sekretariacie Prezydenta lub pocztą na adres Urzędu z dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko: ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm. b) poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP lub skrzynkę do e-Doręczeń, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. 7) Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Urzędu po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko, zostaną złożone w innej formie niż zamknięta koperta lub złożone w inny sposób, niż określony w pkt. 7), nie będą rozpatrywane. 8) Kandydaci spełniający wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze zostaną powiadomieni mailowo lub telefonicznie o terminie i miejscu rekrutacji. 9) Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.chelm.eu) oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Chełm przez okres co najmniej 3 miesięcy.

Chełm

Umowa o pracę na czas określony

od 5 000 PLN

bezpośrednio do pracodawcy

Lubelska 65, 22-100 Chełm, powiat: m. Chełm, woj: lubelskie

bezpośrednio do pracodawcy
Preferowane formy kontaktu: osobiście, poczta

1) list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem z podaniem danych osobowych wraz z numerem telefonu kontaktowego lub e-mailem; 2) życiorys zawodowy (CV) opatrzony własnoręcznym podpisem; 3) kserokopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie tj. dyplom, świadectwo ukończenia szkoły średniej; 4) kserokopie świadectw pracy potwierdzających wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy; 5) kserokopie innych dokumentów potwierdzających umiejętności i doświadczenie zawodowe (uprawnienia, kursy, szkolenia, itp.); 6) kserokopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; 7) oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego, (z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych), zgodnie z wzorem nr 1; 8) oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z wzorem nr 2; 9) oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych zgodnie z wzorem nr 3; 10) oświadczenie kandydata o braku prawomocnego wyroku sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, zgodnie z wzorem nr 4; 11) oświadczenie kandydata o nieposzlakowanej opinii, zgodnie z wzorem nr 5; 12) Wymagane dokumenty winny być własnoręcznie podpisane. 13) Kserokopie dokumentów winny być opatrzone na każdej stronie klauzulą o następującej treści: Oświadczam, że niniejszy dokument jest zgodny z oryginałem wraz z datą i podpisem. 14) Niekompletne oferty, niespełniające wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu, w tym zawierające niewłaściwą treść oświadczeń, nie będą rozpatrywane. PEŁNA TREŚĆ OGŁOSZENIA WRAZ Z NIEZBĘDNYMI ZAŁĄCZNIKAMI ZAMIESZCZONA NA STRONIE INTERNETOWEJ: https://umchelm.bip.lubelskie.pl/index.php?id=146&p1=szczegoly&p2=14756