Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera z oprogramowaniem oraz urządzeń biurowych,
  
• praca w siedzibie urzędu, 
  
• praca z koniecznością przemieszczania się po różnych piętrach,
  
• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
  
• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej, praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
  
• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
  
• brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.
  

Zakres zadań

• zapewnia bieżącą obsługę sekretariatu Biura Wojewody, dba o organizację przestrzeni i warunki pracy Dyrektora Biura. Prowadzi terminarz spotkań kierownictwa Biura Wojewody oraz zapewnia ich obsługę, w celu umożliwienia sprawnej organizacji czasu pracy kierownictwa Biura oraz terminowej realizacji zadań Biura,
• rejestruje w systemie EZD oraz poza nim pisma i dokumenty wpływające do załatwienia przez Dyrektora Biura i jego zastępców, a także przekazuje zgodnie z właściwością pisma wpływające do sekretariatu Biura przeznaczone dla Wojewody Lubelskiego, I Wicewojewody Lubelskiego i II Wicewojewody Lubelskiego, w celu zapewnienia ewidencji prowadzonych spraw oraz prawidłowego obiegu dokumentów,
• przedkłada pisma przełożonym w celu dekretacji korespondencji bądź podpisania dokumentów, a także informowanie pracowników Urzędu o stanie przekazanych do podpisu pism celem sprawnego załatwiania spraw,
• prowadzi sprawy organizacyjno-kadrowe Biura, w tym: koordynuje zaopatrzenie pracowników Biura w niezbędny sprzęt i materiały biurowe lub zleca naprawy i remonty, w celu zapewnienia właściwej organizacji warunków pracy; prowadzi ewidencję czasu pracy, urlopów, delegacji służbowych, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy oraz godzin nadliczbowych pracowników Biura. Rozlicza czas pracy pracowników Biura oraz sporządza sprawozdania i statystyki w zakresie spraw kadrowych, w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
• udziela interesantom ogólnej informacji o pracy Urzędu, potwierdza odbiór składanych pism bądź kieruje interesantów do odpowiednich komórek merytorycznych Urzędu, a także umawia ich na spotkania z kierownictwem Biura i Urzędu, w celu realizacji prawa obywateli do uzyskania informacji w zakresie prowadzonych spraw i postępowań, a także składanych skarg i wniosków,
• przygotowuje i prowadzi korespondencję urzędową z właściwymi organami i instytucjami w zakresie spraw wskazanych przez przełożonego, korespondencję o charakterze reprezentacyjnym oraz korespondencję okolicznościową wysyłaną przez Wojewodę Lubelskiego i kierownictwo Biura, w celu zapewnienia rzetelnej i terminowej realizacji zadań oraz kreowania pozytywnego, profesjonalnego wizerunku administracji rządowej.

Wymagania niezbędne

• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw
• Znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/ i w obsłudze klienta lub/ i w obszarze zarządzania dokumentacją
• Przeszkolenie z zakresu obsługi / organizacji pracy sekretariatu lub / i w zakresie profesjonalnej obsługi klienta
• Ukończony kurs dla asystenta / sekretarki
• Uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub złożenie oświadczenia o gotowości do poddania się procedurze sprawdzającej
• Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność oraz umiejętność przekonywania
• Biegła znajomość obsługi komputera i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS Word, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, tworzenia prezentacji multimedialnych MS Power Point, obsługi poczty elektronicznej
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym i okolicznościowym