Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
- praca administracyjno – biurowa przy użyciu urządzeń, takich jak: komputer, drukarka, kserokopiarka,
- praca wymagająca przemieszczania się po budynku, utrudniona dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich,
- horyzont czasowy planowania – do 1 miesiąca,
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach),
- kontakty zewnętrzne: – kilka razy dziennie: z innymi Oddziałami, urzędami administracji państwowej, instytucjami publicznymi, wykonawcami robót i innymi przedsiębiorstwami oraz interesantami w celu uzgodnień terminów spotkań dyrektorów i wykonania innych doraźnych poleceń zleconych do załatwienia przez dyrektorów; z klientami (petentami) zewnętrznymi, w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy, w celu skontaktowania się z odpowiednim pracownikiem, rzadkie kontakty z obcokrajowcami; z przedstawicielami poczty i kurierami, w celu przyjęcia i nadania korespondencji służbowej.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- stanowisko pracy zlokalizowane w pokojach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
- podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy z oprogramowaniem,
- budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, budynek posiada windę, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, jednakże nie są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
Zakres zadań
- Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przekłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom
- Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz kieruje interesantów do kompetentnych wydziałów
- Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału
- Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi.
- Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli.
- Archiwizuje i przekazuje akta spraw Oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych.
- Przygotowuje dokumentację na zamówienia publiczne związane z potrzebami sekretariatu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego
- znajomość przepisów Prawo zamówień publicznych oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
- umiejętność obsługi komputera - pakiet MS Office,
- kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja,
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Przeszkolenie: kurs obsługi sekretariatu, przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
- Szczególne uprawnienia: poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.