Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30,

kontakt z klientem zewnętrznym oraz pracownikami komendy,

możliwość wyjazdów służbowych, w tym kilkudniowych, w ramach narad szkoleniowych, odpraw, itp.

narzędzia i materiały pracy: komputer – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. dziennie, kserokopiarka, drukarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe,

oświetlenie naturalne i sztuczne.

budynek wielokondygnacyjny niedostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo - brak windy, podjazdów, pomieszczeń higieniczno – sanitarnych,

stanowisko pracy zlokalizowane w siedzibie komendy na 1. piętrze w pokoju biurowym wyposażonym w meble, sprzęt komputerowy i inne urządzenia biurowe.

Zakres zadań

• prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatu Komendanta Powiatowego Straży Pożarnej w Węgorzewie,
• prowadzenie spraw oraz obieg dokumentów w Komedzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Węgorzewie zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,
• wprowadzanie danych i praca w aplikacjach wykorzystywanych w Państwowej Straży Pożarnej oraz w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją RP (EZD RP),
• prowadzenie rozliczeń dotacji dla jednostek ochrony przeciwpożarowej z powiatu węgorzewskiego,
• prowadzenie kontroli wewnętrznej oraz realizowanie zadań pokontrolnych,
• współpraca w opracowywaniu zarządzeń, decyzji, rozkazów, instrukcji i wytycznych Komendanta Powiatowego w zakresie działania stanowiska pracy ds. kwatermistrzowsko-technicznych,
• sporządzanie planów pracy, analiz, prognoz, ocen oraz sprawozdań z zakresu realizowania zadań,
• prowadzenie archiwum komendy powiatowej i spraw związanych z archiwizacją dokumentów tj. przyjmowania dokumentów do archiwum, udostępniania dokumentów i brakowania dokumentów,
• likwidowanie zbędnych rzeczowych składników majątku,
• wydawanie i prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,
• dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów,
• sporządzanie list obecności pracowników komendy oraz osób skierowanych do odbycia stażu w Komendzie Powiatowej PSP w Węgorzewie,
• planowanie potrzeb materiałowo-technicznych, transportowych i rzeczowych,
• realizowanie prac dotyczących projektów związanych z pozyskiwaniem środków z funduszy strukturalnych i celowych Unii Europejskiej i z innych źródeł,
• opisywanie rachunków i przekazywanie ich do samodzielnego stanowiska pracy ds. finansów,
• prowadzenie ewidencji i comiesięczne naliczanie świadczeń płacowych,
• wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych,
• prowadzenie zagadnień organizacyjnych Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Węgorzewie.

Wymagania niezbędne

• biegła znajomość obsługi komputera (system operacyjny Windows, pakiet MS Office, poczta elektroniczna),
• prawo jazdy kat. B,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• umiejętność redagowania pism urzędowych,
• znajomość przepisów instrukcji kancelaryjnej dla PSP, kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, ustawy o służbie cywilnej oraz przepisów wykonawczych,
• dobra organizacja pracy, wysoka kultura osobista, komunikatywność,
• w służbie cywilnej, nie może być zatrudniona osoba, która w okresie 22.07.1944 r. do 31.07.1990 r. pracowała, pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa i była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18.10.2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1994 – 1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy osób urodzonych 01.08.1972 r. i później. Osoby urodzone przed 01.08.1972 r. będą musiały złożyć stosowne oświadczenie.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe: na stanowiskach administracyjno – biurowych, administracji publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, jednostki podległe MSWiA,
• posiadanie kursu kancelaryjno-archiwalnego,
• umiejętność pracy w zespole, samodzielność, odpowiedzialność i terminowość w wykonywaniu zadań, odporność na stres,