Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• 
  
• praca na stanowisku administracyjno-biurowym w siedzibie jednostki oraz praca w terenie,
  
• praca z przewagą wysiłku umysłowego, także z wysiłkiem fizycznym (transport ręczny w graniach norm),
  
• praca na wysokości,
  
• praca wykonywana przeważnie w pozycji siedzącej, przy monitorze ekranowym powyżej połowy dobowego wymiaru czasu pracy,
  
• narzędzia pracy - sprzęt biurowy (np. komputer, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarka, itp.)
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• 
  
• stanowisko pracy oświetlone światłem naturalnym i sztucznym,
  
• siedziba jednostki mieści się w budynku dwupiętrowym,
  
• wejście do budynku wyposażone jest w podjazd umożliwiający osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich dostanie się do budynku,
  
• budynek wyposażony jest w windę, co umożliwia osobom o ograniczonej sprawności ruchowej dostęp do wyższych, niż parterowa kondygnacji budynku,
  
• w  budynku brak jest pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnością.
  

Zakres zadań

• Przejmuje, przechowuje i zabezpiecza przejętą dokumentację oraz prowadzi ewidencję zasobu archiwalnego.
• Zajmuje się udostępnianiem ze zbioru archiwalnego dokumentów osobom upoważnionym oraz sporządza kserokopie dokumentów.
• Przygotowuje i przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego oraz wyłącza ze zbiorów archiwalnych dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania upłynął. Występuje do archiwum państwowego o zgodę na jej brakowanie
• Współpracuje z komórkami organizacyjnymi Izby w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji przekazywanej do Archiwum Zakładowego.
• Prowadzi na potrzeby komórek organizacyjnych działalność szkoleniową i konsultacyjną w zakresie postępowania z dokumentacją.
• Współpracuje w zakresie innych zadań realizowanych przez dział z właściwymi archiwami państwowymi
• Przeprowadza na polecenie Dyrektora, kwerendy archiwalne oraz na polecenie Dyrektora lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego okresową kontrolę stanu faktycznego przechowywanej dokumentacji.

Wymagania niezbędne

• Wiedza w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych i prawa archiwalnego.
• Grzeczność i uprzejmość
• Umiejętność pracy w zespole, współpracy z innymi pracownikami dzielenia się wiedzą oraz informacjami
• Obsługa: MS Office: Word oraz Excel
• Brak współpracy z organami bezpieczeństwa państwa wymienionymi w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (dotyczy osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• Studia podyplomowe w zakresie zarządzania dokumentacją
• Znajomość Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Doświadczenie w samodzielnym porządkowaniu materiałów archiwalnych w celu przekazania do właściwego archiwum państwowego
• Praktyczna znajomość procedur brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B zgodnie z przepisami prawa archiwalnego
• Doświadczenie w samodzielnym przyjmowaniu dokumentacji wytworzonej w modelu tradycyjnym oraz elektronicznym
• Znajomość zagadnień dot. składów chronologicznych
• Praktyczna znajomość oprogramowania do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
• Umiejętność obsługi aplikacji i systemów informatycznych MF i IAS obsługiwanych na stanowisku pracy.