Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

praca biurowa, praca w siedzibie urzędu, obsługa komputera powyżej 4 godz. na dobę, praca w systemie podstawowym, praca stacjonarna, obsługa urządzeń biurowych, oświetlenie naturalne i sztuczne, niedostosowanie budynku do potrzeb osób niepełnosprawnych, obecność wind w budynku, praca na parterze

Zakres zadań

• przyjmuje korespondencję oraz przesyłki z poczty specjalnej, z urzędów pocztowych, od instytucji oraz od interesantów, sprawdza ich zaadresowanie i stan oraz realizuje zadania w Kancelarii Ogólnej na poziomie KWP w Łodzi w tym z zakresu Systemu Wspomagania Obsługi Policji (SWOP) oraz ustala adresatów mylnie zaadresowanych przesyłek,
• rejestruje korespondencję wpływającą za pośrednictwem skrzynki elektronicznej e-PUAP e systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentem oraz odwzorowuje cyfrowo przesyłki papierowe, a także w ramach EZD realizuje zadania związane z rejestracją i dystrybucją korespondencji w systemie EZD i prowadzeniem składów chronologicznych,
• odbiera korespondencję adresowaną do Komendantów KWP w Łodzi, dokonuje analizy i rozdziału korespondencji oraz przekazuje zaewidencjonowaną korespondencję według właściowości rzeczowej i miejscowej komórkom i jednostkom organizacyjnym KWP w Łodzi w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz przygotowuje pakiety z przesyłkami dla kurierów Komendy Głównej Policji oraz trasy wewnątrzwojewódzkiej w celu przekazania ich kurierom,
• na bieżąco i terminowo przyjmuje i wydaje przesyłki jawne i niejawne z i do jednostek oraz komórek organizacyjnych KWP w Łodzi, instytucji zewnętrznych oraz przyjmuje i sprawdza pod względem ilościowym, rodzajowym i wymogów formalnych przesyłki rejestrowane w programie E-Nadawca,
• rozdziela przyjęte przesyłki według adresów odbiorców w celu prawidłowego ich zapakowania do odpowiednich pojemników,
• prowadzi dzienniki podawcze, zbiory ewidencyjne i pomoce kancelaryjne określone w przepisach resortowych oraz wynikające z praktyki pracy kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie,
• sporządza spisy akt dokumentacji przekazywanej do archiwum KWP w Łodzi oraz protokoły brakowania dokumentów ,,BC'' dla dokumentacji wytworzonej i przechowywanej w kancelarii,
• przygotowuje i prowadzi szkolenia z użyciem narzędzi multimedianych z zakresu funkcjonowania kancelarii ogónej z uwzględnieniem EZD oraz udziela informacji interesantom z zakresu obiegu poczty specjalnej.

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ściśle tajne wydane przez ABW, SKW, Policję lub złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego,
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej obowiązujacej w KWP w Łodzi,
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych,
• Samodzielność i umiejętność organizacji pracy własnej,
• Umiejętność analitycznego i kreatywnego myślenia,
• Umiejętność pracy w zespole,
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Szkolenie z ochrony informacji niejawnych i z zakresu ochrony danych osobowych