Starszy referent

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu
- kontakt z klientem zewnętrznym
- narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie)
- wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku

Zakres zadań

• rejestrowanie wpływającej korespondencji i przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału;
• przyjmowanie i kompletowanie pism do podpisu oraz przekazywanie ich na stanowiska pracy za pośrednictwem systemu EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) lub w formie papierowej;
• prowadzenie ewidencji obecności pracowników wydziału, a także urlopów, zwolnień lekarskich, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy;
• prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi, zgłaszanie zapotrzebowania na materiały biurowe;
• przyjmowanie klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału oraz udzielanie informacji;
• prowadzenie terminarza spotkań dyrektora wydziału oraz informowanie o terminach załatwiania spraw w wydziale;
• redagowanie i przepisywanie krótkich pism na polecenie dyrektora wydziału.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość struktury organizacyjnej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie (Statut Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, Regulamin Organizacyjny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie)
• znajomość struktury organizacyjnej Wydziału Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• rzetelność i terminowość
• zorientowanie na osiąganie celów
• doskonalenie zawodowe
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończone kursy: dla sekretarek lub asystentek,
• umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych.