Starszy referent

Warunki pracy

· praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu

· kontakt z klientem zewnętrznym

· narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie)

· wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku.

Zakres zadań

• rejestruje wpływającą korespondencję, przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału, przyjmuje i kompletuje pisma do podpisu, po podpisaniu przekazuje na stanowiska pracy za pośrednictwem systemu EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) lub w formie papierowej w celu zapewnienia właściwego obiegu korespondencji wydziału;
• prowadzi ewidencję obecności wszystkich pracowników wydziału, urlopów, zwolnień lekarskich, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy, prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi, zgłasza potrzeby na samochody służbowe, zamawia materiały biurowe w celu zapewnienia właściwej organizacji wydziału;
• przyjmuje klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału oraz udziela informacji lub kieruje do oddziałów, prowadzi terminarz spotkań dyrektora, informuje o terminach załatwiania spraw w wydziale w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników wydziału;
• redaguje bądź przepisuje krótkie pisma na polecenie dyrektora wydziału w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników wydziału

Wymagania niezbędne

• znajomość struktury organizacyjnej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie (Statut Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, Regulamin Organizacyjny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie)
• znajomość struktury organizacyjnej Wydziału
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• rzetelność i terminowość
• zorientowanie na osiąganie celów
• doskonalenie zawodowe
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• co najmniej 1 rok doświadczenia na stanowisku sekretarsko-biurowym
• ukończone kursy: dla sekretarek lub asystentek
• umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych.