Starszy referent

Warunki pracy

·      praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu

·      kontakt z klientem zewnętrznym

·      narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru

·      czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie)

·      wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku.

Zakres zadań

• Rejestruje w systemie EZD wpływającą do wydziału (w formie elektronicznej lub papierowej) korespondencję i przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału. Przyjmuje projekty pism i przekazuje do podpisu dyrektorowi wydziału, a po ich podpisaniu przekazuje na właściwe stanowiska pracy lub dokonuje ich wysyłki - w celu właściwego obiegu dokumentów w wydziale;
• Wykonuje zadania z zakresu czasu pracy i dyscypliny pracy w wydziale, a także urlopów i absencji pracowników. Prowadzi, przy użyciu odpowiednich programów komputerowych ewidencję czasu pracy pracowników wydziału, rejestr pracy w godzinach nadliczbowych pracowników, rejestr wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy pracowników - w celu właściwej organizacji pracy wydziału;
• Przyjmuje klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału, udziela stosownych informacji lub kieruje klientów do odpowiednich komórek organizacyjnych wydziału lub Urzędu. Prowadzi kalendarz dyrektora wydziału i umawia spotkania z klientami lub współpracownikami – w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora i wydziału;
• Planuje, zamawia i zaopatruje pracowników wydziału w materiały biurowe oraz pieczątki, zamawia samochody do wyjazdów służbowych dyrektora i pracowników wydziału, przygotowuje polecenia wyjazdów oraz prowadzi rejestr delegacji służbowych pracowników, prowadzi inne rejestry lub zestawienia charakterystyczne dla danego wydziału – w celu właściwej organizacji pracy wydziału;
• Przygotowuje okresowe informacje i sprawozdania w części dotyczącej wydziału z zakresu zatrudnienia, czasu pracy i nadgodzin. Sporządza, na podstawie ewidencji czasu pracy, wnioski o wypłatę dodatków za pracę w nadgodzinach, pracę w porze nocnej oraz wynagrodzenia urlopowego pracowników wydziału. Opracowuje roczny plan urlopów oraz wystawia karty urlopowe pracowników wydziału - w celu właściwej organizacji pracy wydziału;
• Redaguje pisma, notatki oraz informacje na potrzeby dyrektora wydziału - w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora;
• Obsługuje pocztę elektroniczną wydziału i urządzenia biurowe w sekretariacie wydziału – w celu wsparcia pracy wydziału.

Wymagania niezbędne

• znajomość struktury organizacyjnej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie (Statut Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, Regulamin Organizacyjny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie)
• znajomość struktury organizacyjnej Wydziału
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• co najmniej 1 rok doświadczenia na stanowisku sekretarki lub pokrewnym