Starszy referent

Warunki pracy

Praca kancelaryjno-biurowa w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Stanowisko wyposażone w telefon, komputer oraz monitor ekranowy- czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzindziennie, wymuszona pozycja ciała - siedziąca. Konieczność korzystania z urządzeń biurowych : telefon, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów.

Stanowisko usytuowane jest na III piętrze budynku Komendy Miejskiej Policji w Chorzowie.

Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych - winda do parteru.

Zakres zadań

• Uzyskuje, kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję jawną przełożonemu tj. Naczelnikowi Wydziału, Zastępcy Naczelnika Wydziału, a pod ich nieobecność Kierownikowi Referatu ds. Zwalczania Pseuokibiców, a zaewidencjonowaną korespondencję przekazuje właściwym referentom spraw w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
• Prowadzi książki doręczeń korespondencji wychodzącej z Wydziału, w celu udokumentowania wpływów tych dokumentów stanowiących podstawę podjęcia i wykonania czynności służbowych
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję przychodzącą z jednostek/komórek Policji, Sądów, Prokuratur oraz innych podmiotów i osób.
• Prowadzi dokumentację ewidencyjną ( cyfrową i papierową) związaną z obsługą kancelaryjną wydziału w postaci dzienników korespondencyjnych i rejestrów pomocniczych oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się referentów-funkcjonariuszy spraw z pobranych dokumentów w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w wydziale.
• Przestrzega zasad postępowania z dokumentami jawnymi wynikających z obowiązujących przepisów dot. pracy kancelaryjnej.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, centralę telefoniczną, system faksowo-mailowy, programy do wysyłania korespondencji jawnej za pośrednictwem Poczty Polskiej celem nadania właściwego biegu wpływającym i wysyłanym dokumentom jawnym.
• Prowadzi rejestry oraz sporządza wykazy i zestawienia dotyczące np. spraw pracowniczych, organizacyjnych, logistycznych, w celu umożliwienia prawidłowego funkcjonowania wydziału.
• Sporządza, przepisuje, powiela dokumenty na polecenie właściwego przełożonego, w celu wsparcia bieżącej pracy komórki.
• Ewidencjonuje czas pracy, urlopy, absencje pracowników, policjantów, sporządza wykazy należności pieniężnych i inne w celu dostarczenia aktualnych informacji kierownictwu wydziału i innym komórkom organizacyjnym.
• Archiwizuje dokumenty jawne wytworzone przez funkcjonariuszy wydziału i pracowników sekretariatu, sporządza spisy oraz protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej BC i przekazuje je do archiwum, w celu zapewnienia ich prawidłowego przechowywania.
• Korzysta z baz danych, uzyskuje i przetwarza dane osobowe z zachowaniem tajemnicy służbowej.
• Uzyskuje, przetwarza, przechowuje informacje w tym dane osobowe z zachowaniem polityki bezpieczeństwa jednostki.

Wymagania niezbędne

• Umiejętnosć pracy w zespole
• Umiejętność komunikowania się
• Umiejętnoć organizowania pracy własnej
• Rzetelność i terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe