Starszy referent

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa.

Budynek Urzędu Transportu Kolejowego w Warszawie oraz jego wyposażenie są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Narzędzia i materiały pracy: komputer, telefon, drukarka, skaner.

Inne informacje: budynek klimatyzowany.

Wysiłek fizyczny.

Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Znaczna powtarzalność zadań, praca monotonna, odtwórcza, pod presją czasu.

Zakres zadań

• Przyjmuje, wstępnie nadaje priorytet, dekretuje i rejestruje w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) korespondencję wpływającą do Centrali Urzędu (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej) i rozdziela na komórki organizacyjne UTK oraz rejestruje i nadaje przesyłki do wysyłki.
• Przyjmuje i przekierowuje połączenia telefoniczne do sekretariatów właściwych komórek organizacyjnych Centrali Urzędu.
• Przyjmuje i rejestruje gości w ewidencji ruchu osobowego gości oraz kieruje ich do właściwych miejsc lub osób, w tym doprowadza gości członków Kierownictwa UTK do właściwych sekretariatów.
• Opracowuje okresowe raporty i statystyki z pracy Kancelarii Głównej i pozostałych punktów obsługi kancelaryjnej.
• Realizuje zadania głównego Puntu Potwierdzania Profilu Zaufanego.
• Współdziała z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych w UTK w zakresie stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Monitoruje pod kątem statystycznym korespondencję przychodzącą i wychodzącą w zakresie ustalonym z Kierownictwem UTK.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej w zakresie praw i obowiązków dotyczących korpusu służby cywilnej
• Znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie dotyczącym postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją oraz aktów wykonawczych do ustawy w zakresie oznaczeń kategorii archiwalnych, metod kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji, JRWA
• Umiejętność obsługi komputera w szczególności pakietu MS Office
• Komunikatywność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• Znajomość środowiska elektronicznej Platform Usług Administracji Publicznej (ePUAP) i systemu Wydzielonego Profilu Zaufanego (PZ)
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1