Starszy specjalista

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
• zadania wykonywane w siedzibie oraz poza siedzibą Urzędu
• konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazania lub odebrania dokumentów
• obsługa klientów, poczty oraz wykonywanie czynności archiwizacyjnych
• stres typowy związany z obsługą klientów zewnętrznych wymagających często nieszablonowego podejścia, wymagana komunikatywność
• stanowisko pracy znajduje się na I piętrze budynku biurowego
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno-biurowych
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę
• parametry środowiska pracy (oświetlenie, temperatura, hałas) w normie
• winda w budynku nie przystosowana dla osób na wózkach inwalidzkich
• wejście do budynku możliwe klatką schodową o szerokości 160 cm z poręczami, po stromych schodach zabiegowych
• z klatki schodowej bezpośrednie wejście do pomieszczeń biurowych
• budynek nie przystosowany dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
• drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 90 cm
• w budynku pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich

Pracownikom oferujemy:
• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• dodatek stażowy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne
• nagrody wypłacane z funduszu nagród uzależnione od osiąganych wyników pracy
• możliwość podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego (szkolenia w oparciu o indywidualny program rozwoju zawodowego, możliwość dofinansowania do studiów podyplomowych i kursów językowych)
• dofinansowanie wypoczynku oraz różnych form aktywności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty ubezpieczenia grupowego
• pracę w siedzibie Urzędu położonej w dogodnej lokalizacji w centrum miasta
• ruchomy system czasu pracy

Zakres zadań

• opracowywanie i rozwój koncepcji przechowywania akt bieżących wytwarzanych przez pracowników merytorycznych prowadzących postępowania w sprawach legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców
• porządkowanie zbioru akt bieżących wytwarzanych w Oddziałach Legalizacji Pobytu oraz Oddziale Legalizacji Zatrudnienia w ramach wskazanych pomieszczeń
• układanie teczek osobowych wg przynależności państwowej, a następnie w ramach danego kraju alfabetycznie; uzupełnianie teczek aktowych poprzez włączanie do akt potwierdzeń odbioru karty
• udostępnianie na bieżąco akt zgromadzonych w zbiorze, na potrzeby pracowników merytorycznych prowadzących postępowania w sprawach legalizacji pobytu oraz zatrudnienia cudzoziemców, przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej
• opracowanie i rozwój koncepcji narzędzia informatycznego służącego do obsługi zbioru akt bieżących, który wspomagałby pracę referentów wypożyczających akta ze zbioru oraz pracę referentów obsługujących zbiór akt
• śladowanie wypożyczenia akt poprzez prowadzenie rejestru wypożyczeń oraz znakowanie miejsc z których wyjęto akta w zbiorze
• aktualizacja zbioru poprzez bieżące włączanie dokumentacji po zakończeniu postępowań
• przygotowywanie akt po zakończonych postępowaniach do przekazania do archiwum zakładowego

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość zasad archiwistyki
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• rzetelność, sumienność
• umiejętność współpracy z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
• umiejętności analityczne
• umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe