Starszy specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy: komputer

Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• Przyjmuje i przedkłada kapitanowi Portu( w razie nieobecności Z-cy Kapitana) przychodzącą korespondencję w formie pisemnej i elektronicznej oraz rozdziela ją według dekretacji kapitana portu; sprawdza terminy wykonania zadań ustalonych przez kapitana portu, prowadzi korespondencję telefoniczną w celu sprawnej obsługi interesantów kapitanatu oraz wsparcia działań kapitana portu
• Prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu wraz z archiwizacją akt jawnych w celu prawidłowego obiegu dokumentów i wypełnienia obowiązku archiwizacji akt kapitanatu portu.
• Koordynuje sprawy związane z potrzebami finansowymi kapitanatu w celu zapewnienia środków finansowych na doraźne zaopatrzenie kapitanatu
• Wprowadza dane do systemu TransmorN celem ewidencji ruchu statków ładunków dla potrzeb UE i krajowych Urzędów Statystycznych oraz sporządzaniem miesięcznych raportów dla Eurostatu zgodnie z wymaganiami EU
• Redaguje w wersji dwujęzycznej pisma i korespondencję elektroniczną na potrzeby kapitanatu portu i sekretariatu w celu zapewnienia udokumentowanej współpracy z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Prowadzi sprawy osobowe oraz sprawy korespondencji poufnej w kapitanacie portu w celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej pracy kapitanatu.
• Prowadzi dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi kapitana portu w celu zapewnienia właściwego przebiegu podróży i rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo-księgowej . Koordynuje sporządzanie sprawozdań i dokumentacji w zakresie realizacji zadań Kapitanatu Portu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu i przekazywania wymaganych danych w ramach współpracy do komórek organizacyjnych Urzędu lub podmiotów zewnętrznych
• Organizuje prace porządkowe wykonywane przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych dla utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i powierzchni ogólnych oraz utrzymania należytego ładu na terenie kapitanatu
• Analizuje zgłoszenia statków w systemie PHICS pod katem prawidłowego wypełniania przez agentów formularzy ewidencyjnych w transporcie morskim. Prowadzi statystyki jednostek i pasażerów żeglugi krajowej w celu realizacji wymogów UE-system TransmorN.
• Prowadzi kontrolę zgłoszeń agentów przekazywanych w systemie PHICS celem prawidłowego wprowadzania Danych do systemu TransmorN, oraz uzgadnia z Urzędem Statystycznym prawidłowość przekazywanych danych, wprowadza ewentualne korekty, wynikające z błędnych danych agencji, po zgłoszeniu przez Urząd Statystyczny.

Wymagania niezbędne

• Dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań.
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań.
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań.
• Obsługa systemów informatycznych.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Komunikatywna znajomość języka niemieckiego (A2 wg ESOKJ)
• Prawo jazdy kat. B
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.
• Wiedza w zakresie systemu zarządzania jakością.
• Znajomość postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań.