People make places
Administration Support Specialist
Miejsce pracy: Łódź
ISS Facility Services jest liderem w zakresie tworzenia przyjaznych miejsc pracy i kompleksowego zarządzania obiektami. We współpracy z klientami, ISS wspiera zaangażowanie pracowników oraz opiekuje się i zarządza biurami oraz zakładami produkcyjnymi.
Zintegrowane usługi ISS obejmują Utrzymanie Czystości, Obsługę Techniczną, Wsparcie Administracyjne i Środowiska Pracy oraz Żywienie. Firma została założona w Kopenhadze w 1901 r. i rozrosła się do rangi światowego przedsiębiorstwa zatrudniającego ponad 450 000 pracowników. W Polsce ISS działa od 1995 r. i zatrudnia ok. 2 000 pracowników na obiektach w całym kraju.
www.pl.issworld.com
Zakres obowiązków:
- Profesjonalna obsługa gości, pracowników firmy, dostawców oraz firm podwykonawczych
- Rejestrowanie i obsługa zgłoszeń pracowników w systemie, zgodnie z obowiązującymi terminami i zasadami realizacji.
- Aktualizacja dokumentacji, plików i zestawień na wspólnych dyskach (SharePoint, Microsoft Teams)
- Zgłaszanie usterek i awarii do Zarządcy obiektu, monitorowanie postępu ich realizacji oraz aktualizacja statusów w systemie
- Koordynowanie terminarza prac technicznych: kontakt z serwisami i podwykonawcami, organizacja wizyt, nadzór nad jakością i terminowością realizacji usług
- Prowadzenie rejestru miejsc parkingowych: aktualizacja danych, tworzenie raportów, egzekwowanie zapisów procedury parkingowej
- Bieżąca współpraca z działami, serwisami i usługami funkcjonującymi na obiekcie w celu zapewnienia sprawnego działania biura
- Wsparcie podczas przeglądów technicznych obiektu oraz współpraca z zespołem technicznym
- Organizacja i koordynacja serwisów cateringowych (m.in. awizowanie dostaw, pomoc dostawcom, współpraca z zespołem sprzątającym)
- Zarządzanie systemem informacyjnym infoscreen (monitory biurowe): tworzenie i edycja treści, weryfikacja działania systemów audiowizualnych i inne zadania wspierające ten obszar
Wymagania:
- Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 – wymagana do codziennej komunikacji
- Komunikatywność i wysoka kultura osobista – będziesz ważnym punktem kontaktowym w biurze
- Samodzielność, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy
- Umiejętność pracy z systemami zgłoszeniowymi (ticketowymi) – mile widziana
- Doświadczenie we współpracy z technikami, ochroną budynku lub zarządcami obiektu – dodatkowy atut
- Znajomość pakietu MS Office oraz pracy na platformach współdzielonych (Teams, SharePoint)
Oferujemy:
- Pracę w zróżnicowanym zespole, w którym są osoby o różnym wieku, różnej płci i z niepełnosprawnościami
- Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00
- Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie
- Wdrożenie stanowiskowe
- Stabilne zatrudnienie w międzynarodowej firmie
- Przyjazne i pomocne środowisko pracy
- Zdobycie doświadczenia i rozwój w strukturach światowego dostawcy usług FM
- Możliwość skorzystania z darmowych konsultacji z różnych dziedzin (psychologia, prawo, finanse, ekonomia, sprawy pracownicze)
Poznaj
ISS Polska
Twórz z nami przyjazne miejsca pracy
Jesteśmy częścią globalnej organizacji, która zatrudnia 325 000 pracowników na całym świecie. Specjalizujemy się w kompleksowym zarządzaniu obiektami (Facility Management), oferując zintegrowane usługi: od utrzymania czystości, serwisu technicznego po obsługę recepcji wraz ze wsparciem administracyjnym oraz usługi żywieniowe. Od 30 lat w Polsce konsekwentnie realizujemy politykę włączania pracowników z niepełnosprawnościami oraz tworzymy miejsca pracy dostępne dla wszystkich.