Administrator biura

Opis stanowiska

Stanowisko podlega (bezpośredni przełożony):
Administrator Biura Dyrektor Zarządzający
Główne cele stanowiska pracy:

• zabezpieczenie bieżącej pracy biura i magazynu, w tym zapewnienie miejsc parkingowych oraz komunikacja z administracją wynajmującego.
• zbieranie i segregacja dokumentów wymaganych prawem polskim, w tym kodeksem pracy. Planowanie i kontrolowanie wykonania budżetu działu Administracji, m.in. poprzez tworzenie budżetu działu, jego bieżąca kontrola, prowadzenie rejestru wydatków i optymalizacji kosztów organizacyjnych.

Główne obowiązki i zakres odpowiedzialności:

Zarządzanie dokumentacją związaną z działalnością Spółki:

• kontrola i wykonanie niektórych spraw związanych z urzędami administracji publicznej, m.in. składanie sprawozdań, aktów notarialnych, wymaganych przepisami prawa, odpowiedź na wezwania, sprawy związane z zajęciem komorniczym, zamknięciem roku obrotowego, odbierania zaświadczeń i inne,
• segregacja dokumentacji rejestrowej i wewnętrznej Spółki, przede wszystkim: statuty, zaświadczenia o rejestracji spółki, akty założycielskie,
• kontrola aktualności uchwał, aktów wewnętrznych i notarialnych; poświadczenie ich aktualizacji; przygotowywanie i sporządzanie protokołów, uchwał i sprawozdań oprócz części księgowej, a także składanie gotowej dokumentacji do odpowiednich urzędów państwowych, przygotowywanie aktów wewnętrznych,
• nadzór i wykonywanie spraw kadrowych poprzez sporządzenie i wysłanie listy wynagrodzeń, kontrolę obecności pracowników, analizę CV i prowadzenie rozmów rekrutacyjnych, sporządzanie i zatwierdzanie opisów stanowisk pracy i umów o pracę, a także umów cywilno-prawnych, wdrażanie nowych pracowników, koordynacja organizacji imprez urodzinowych pracowników, sporządzanie i kontrola pełnomocnictw dla pracowników oraz inne.

Udział w akcjach marketingowych i promujących działalność Spółki, poprzez:

• organizację konferencji,
• prowadzenie korespondencji zewnętrznej Spółki w sprawach aktualizacji danych Spółki, w tym danych teleadresowych,
• przygotowywanie i aktualizacja informacji zawartych na stronie interntowej Spółki.

Nadzór nad sprawami administracyjnymi Spółki::

• udział, zabezpieczenie i nadzór nad inwentaryzacją środków trwałych i towarów handlowych
• poszukiwanie dostawców w zakresie spraw administracyjnych Spółki, m.in. sieci telekomunikacyjnej, firmy pocztowe i kurierskie, dostawcy materiałów biurowych,
• prowadzenie spraw kadrowych, w tym prowadzenie teczek pracowniczych, kontakt z urzędami administracji publicznej w sprawach pracowniczych, organizacja szkoleń BHP,
• kontrola oprogramowania posiadanego przez pracowników Spółki, w tym dbanie o jego instalację i aktualizację w porozumieniu z osobą odpowiedzialną za sprawy IT.

Wykonywanie pracy bieżącej biura oraz koordynacja działań podległych pracowników:

• rejestracja czasu pracy, prowadzenie dokumentacji urlopowej, listy płac,
• sporządzenie i zamieszczenie ogłoszeń o pracy, segregacja i podstawowa analiza otrzymanych dokumentów aplikacyjnych, organizacja spotkań rekrutacyjnych,
• nadzór nad zaopatrzeniem w materiały reklamowe Spółki, m.in. w wizytówki, kubki, naklejki, pieczątki,
• zaopatrzenie biura w materiały biurowe, meble, dbanie o wyposażenie miejsca roboczego pracownika,
• zabezpieczenie pracy telefonów komórkowych i internetu,
• aranżacja wiz dla pracowników,
• aranżacja podróży służbowych, w tym wybór optymalnego czasu i sposobu dojazdu oraz zakwaterowania, rezerwacja miejsc, wejściówek, biletów na konferencje i targi branżowe, spotkania z klientami i kontrahentami i inne,
• odbieranie i wysłanie przesyłek pocztowych i kurierskich, segregacja, rejestracja listów i paczek,
• monitoring prawa ustawowego na rzecz aktualnych wymogów dot. teczek osobowych pracowników i prowadzenia spraw kadrowych.

Realizacja innych zleconych zadań, związane z realizacją polityki Spółki, w porozumieniu z przełożonym.

Wymagania

PODSTAWOWE WYMAGANIA NA STANOWISKU PRACY

Wykształcenie:

• wyższe magisterskie w jednym z profili: ekonomia, finanse, administracja, prawo

Doświadczenie zawodowe:

• min. 1 rok

Dodatkowe szkolenia, uprawnienia:

• Prawo jazdy kat. B
• Posiadanie kwalifikacji zgodnych z zakresem obowiązków

Znajomość języków obcych:

• biegły angielski
• j. polski biznesowy

Wymagane cechy i kompetencje:

• samodzielność, odporność na stres, kominikatywność, zdolności organizacyjne,
• znajomość etykiety biznesowej, korespondencji biznesowej
• umiejętność planowania i realizowania budżetu,
• znajomość podstaw prawa pracy oraz księgowości w zakresie podstawowych operacji księgowych,
• znajomość regulaminów i norm w zakresie ochrony pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa technicznego,
• dobra umiejętność obsługi komputera, w tym programów pakietu Ms Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) oraz innych urządzeń biurowych.