Ogłoszenie numer: 4493741, z dnia 2021-04-23
Główną gałęzią działalności spółki jest produkcja i sprzedaż specjalistycznych maszyn oraz urządzeń wykorzystywanych w lotnictwie dla naziemnej obsługi statków powietrznych. Równocześnie działamy w branży urządzeń komunalnych. Zajmujemy się nie tylko sprzedażą maszyn i urządzeń, ale również sprzedażą części zamiennych, świadczeniem usług naprawy oraz konserwacji. Spółka cechuje się koncepcją działalności tzw. ”SSS” (Sale, Service and Spare parts), czyli Sprzedaż, Serwis, Części zamienne. Na tym polega nasza konkurencyjna przewaga, ponieważ oferujemy kompleksowy pakiet usług dla naszych klientów.
Administrator biura
Miejsce pracy: Kraków
Opis stanowiska
Stanowisko podlega (bezpośredni przełożony):
Administrator Biura Dyrektor Zarządzający
Główne cele stanowiska pracy:
- zabezpieczenie bieżącej pracy biura i magazynu, w tym zapewnienie miejsc parkingowych oraz komunikacja z administracją wynajmującego.
- zbieranie i segregacja dokumentów wymaganych prawem polskim, w tym kodeksem pracy. Planowanie i kontrolowanie wykonania budżetu działu Administracji, m.in. poprzez tworzenie budżetu działu, jego bieżąca kontrola, prowadzenie rejestru wydatków i optymalizacji kosztów organizacyjnych.
Główne obowiązki i zakres odpowiedzialności:
Zarządzanie dokumentacją związaną z działalnością Spółki:
- kontrola i wykonanie niektórych spraw związanych z urzędami administracji publicznej, m.in. składanie sprawozdań, aktów notarialnych, wymaganych przepisami prawa, odpowiedź na wezwania, sprawy związane z zajęciem komorniczym, zamknięciem roku obrotowego, odbierania zaświadczeń i inne,
- segregacja dokumentacji rejestrowej i wewnętrznej Spółki, przede wszystkim: statuty, zaświadczenia o rejestracji spółki, akty założycielskie,
- kontrola aktualności uchwał, aktów wewnętrznych i notarialnych; poświadczenie ich aktualizacji; przygotowywanie i sporządzanie protokołów, uchwał i sprawozdań oprócz części księgowej, a także składanie gotowej dokumentacji do odpowiednich urzędów państwowych, przygotowywanie aktów wewnętrznych,
- nadzór i wykonywanie spraw kadrowych poprzez sporządzenie i wysłanie listy wynagrodzeń, kontrolę obecności pracowników, analizę CV i prowadzenie rozmów rekrutacyjnych, sporządzanie i zatwierdzanie opisów stanowisk pracy i umów o pracę, a także umów cywilno-prawnych, wdrażanie nowych pracowników, koordynacja organizacji imprez urodzinowych pracowników, sporządzanie i kontrola pełnomocnictw dla pracowników oraz inne.
Udział w akcjach marketingowych i promujących działalność Spółki, poprzez:
- organizację konferencji,
- prowadzenie korespondencji zewnętrznej Spółki w sprawach aktualizacji danych Spółki, w tym danych teleadresowych,
- przygotowywanie i aktualizacja informacji zawartych na stronie interntowej Spółki.
Nadzór nad sprawami administracyjnymi Spółki::
- udział, zabezpieczenie i nadzór nad inwentaryzacją środków trwałych i towarów handlowych
- poszukiwanie dostawców w zakresie spraw administracyjnych Spółki, m.in. sieci telekomunikacyjnej, firmy pocztowe i kurierskie, dostawcy materiałów biurowych,
- prowadzenie spraw kadrowych, w tym prowadzenie teczek pracowniczych, kontakt z urzędami administracji publicznej w sprawach pracowniczych, organizacja szkoleń BHP,
- kontrola oprogramowania posiadanego przez pracowników Spółki, w tym dbanie o jego instalację i aktualizację w porozumieniu z osobą odpowiedzialną za sprawy IT.
Wykonywanie pracy bieżącej biura oraz koordynacja działań podległych pracowników:
- rejestracja czasu pracy, prowadzenie dokumentacji urlopowej, listy płac,
- sporządzenie i zamieszczenie ogłoszeń o pracy, segregacja i podstawowa analiza otrzymanych dokumentów aplikacyjnych, organizacja spotkań rekrutacyjnych,
- nadzór nad zaopatrzeniem w materiały reklamowe Spółki, m.in. w wizytówki, kubki, naklejki, pieczątki,
- zaopatrzenie biura w materiały biurowe, meble, dbanie o wyposażenie miejsca roboczego pracownika,
- zabezpieczenie pracy telefonów komórkowych i internetu,
- aranżacja wiz dla pracowników,
- aranżacja podróży służbowych, w tym wybór optymalnego czasu i sposobu dojazdu oraz zakwaterowania, rezerwacja miejsc, wejściówek, biletów na konferencje i targi branżowe, spotkania z klientami i kontrahentami i inne,
- odbieranie i wysłanie przesyłek pocztowych i kurierskich, segregacja, rejestracja listów i paczek,
- monitoring prawa ustawowego na rzecz aktualnych wymogów dot. teczek osobowych pracowników i prowadzenia spraw kadrowych.
Realizacja innych zleconych zadań, związane z realizacją polityki Spółki, w porozumieniu z przełożonym.
Wymagania
PODSTAWOWE WYMAGANIA NA STANOWISKU PRACY
Wykształcenie:
- wyższe magisterskie w jednym z profili: ekonomia, finanse, administracja, prawo
Doświadczenie zawodowe:
- min. 1 rok
Dodatkowe szkolenia, uprawnienia:
- Prawo jazdy kat. B
- Posiadanie kwalifikacji zgodnych z zakresem obowiązków
Znajomość języków obcych:
- biegły angielski
- j. polski biznesowy
Wymagane cechy i kompetencje:
- samodzielność, odporność na stres, kominikatywność, zdolności organizacyjne,
- znajomość etykiety biznesowej, korespondencji biznesowej
- umiejętność planowania i realizowania budżetu,
- znajomość podstaw prawa pracy oraz księgowości w zakresie podstawowych operacji księgowych,
- znajomość regulaminów i norm w zakresie ochrony pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa technicznego,
- dobra umiejętność obsługi komputera, w tym programów pakietu Ms Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) oraz innych urządzeń biurowych.