Asystent / Asystentka Zarządu

Opis stanowiska

Zapewnienie skutecznego administracyjnego, organizacyjnego i logistycznego wsparcia dla Zarządu . Współpraca z pracownikami firmy poprzez prowadzenie i organizowanie zadań i działań administracyjnych, w tym przyjmowanie i przetwarzanie informacji.

Obowiązki

• Organizacja i obsługa spotkań biznesowych, rezerwacja sali konferencyjnych, przygotowanie spotkania
• Zamawianie materiałów biurowych,
• Rezerwacja delegacji, biletów PKP, hotele, wyjazdy, konferencje, szkolenia;
• Prowadzenie – zarządzanie korespondencją służbową:
• Redagowanie pism / korespondencji
• Edycja, rejestracja, skanowanie
• Nadawanie – poczta, kurierzy,
• Archiwizacja
• Obsługa administracyjna umów wewnętrznych i zewnętrznych (rejestracja, archiwizacja, ewidencja, przygotowanie - edycja);
• Budżetowanie operacyjne (planowanie podstawowych kosztów działalności, budżetowanie, weryfikacja vs. wykonanie);
• Zarządzanie stroną internetową
• Przygotowywanie, konsultowanie z prawnikami wewnętrznych dokumentów i regulaminów
• Rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy pracowników;
• Kompletowanie dokumentacji
• Administrowanie sprawami – korespondencją i materiałami z towarzystw branżowych (TOE, PKEE, itp...);
• Koordynowanie – egzekwowanie zadań zleconych przez Zarząd

Wymagania

• Wykształcenie wyższe, orientacja w obszarze finansowym dodatkowy atut
• Znajomość j. angielskiego na poziomie min. Intermediate (swobodna rozmowa i prowadzenie prostej korespondencji mailowej)
• Dyspozycyjność – praca 8:00 -16:00
• Skrupulatność,
• Dobra organizacja pracy