Asystent / Asystentka Zarządu

Opis stanowiska

• Dbałość o wizerunek firmy.
• Dbałość o porządek na recepcji.
• Ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej wraz z odpowiednią dekretacją.
• Monitorowanie płynności obiegu dokumentów w firmie.
• Dbałość o porządek w Sali Konferencyjnej.
• Prowadzenie administracji firmy w systemie DMS oraz utrzymywanie porządku na serwerze i w dokumentacji papierowej.
• Przygotowywanie spotkań w GW SPRINKLER.
• Bieżące sprawy administracyjne (przydzielanie i odbiór mienia firmy).
• Pilnowanie spraw formalnych związanych z flotą samochodową.
• Zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze, biurowe, środki czystości.
• Prowadzenie spraw związanych z zagadnieniami PR i marketingu firmy w tym administrowanie materiałami reklamowymi.
• Zamawianie pieczęci spółki i jej pracowników oraz prowadzenie ich ewidencji.
• Bieżąca pomoc w Księgowości.
• Dbałość o dobre imię i prestiż firmy.
• Rzetelne i efektywne wykonywanie obowiązków.
• Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw.
• Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzanych zadań.
• Przestrzeganie ustalonego w firmie regulaminu pracy.
• Przestrzeganie przepisów i zasad w zakresie bhp i ppoż. i RODO.
• Należyta dbałość o mienie firmy i miejsce pracy.
• Przestrzeganie tajemnicy służbowej.
• Kształtowanie właściwej atmosfery w pracy.
• Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy.
• Nadzorowanie i odbiór korespondencji pocztowej.
• Rzetelne prowadzeni zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy w systemie rejestracji dokumentów obowiązującym w firmie.
• Koordynowanie agendy zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów.
• Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych.
• Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów.
• Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji dla zarządu.
• Organizacja i obsługa posiedzeń zarządu.
• Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby zarządu i jego gości.
• Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i przełożonego
• Dbałość o stałą sprawność środków do pracy.
• Dbałość o gabinet zarządu i jego otoczenie.
• Prowadzenie akt osobowych pracowników.
• Nadzór nad terminowością badań lekarskich i szkoleń bhp.
• Monitoring wszystkich istotnych terminów dotyczących spraw pracowniczych i organizacji pracy spółki.
• Wystawianie dokumentów związanych z pracownikami firmy.
• Wysyłka rocznych deklaracji PIT-11, PIT-4R.
• Koordynowanie współpracy zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami.