Asystent/ka Zarządu

Opis stanowiska

1) Prowadzenie sekretariatu

• Obsługa korespondencji przychodzącej do firmy i wychodzącej,
• Segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie firmy,
• Obsługa firmowej poczty elektronicznej,
• Redagowanie pism,
• Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów.
• Prowadzenie rejestrów: korespondencji, delegacji i innych,
• Prowadzenie podręcznej kasy gotówkowej,
• Prowadzenie listy zapotrzebowania na: materiały biurowe, środki czystości, wyjazdy służbowe , planowane zakupy gotówkowe,
• Obsługa centrali telefonicznej.

2) Reprezentowanie firmy

• Przyjmowanie interesantów (z zewnątrz i z wewnątrz firmy),
• Organizacja zebrań, konferencji oraz spotkań służbowych przełożonych,
• Serwowanie poczęstunku dla gości firmy, organizacja cateringu.

3) Wsparcie Zarządu

• Organizacja wyjazdów służbowych Zarządu (rezerwacja biletów lotniczych, rezerwacja hoteli, wynajem samochodu itp.),
• Sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby Zarządu,
• Przygotowywanie dokumentów i materiałów dla Zarządu.
• Tłumaczeniu pism na j. niemiecki i angielski.

4) Pozostałe zadania związane z prowadzeniem biura

• Wspomaganie pracy Działu Księgowości,
• Zgłaszanie i monitorowanie wszelkich usterek i napraw administratorowi budynku,
• Obsługa wyjazdów służbowych pracowników (rezerwacja biletów lotniczych, rezerwacja hoteli, wynajem samochodu itp.).

Wymagania

• Wykształcenie średnie lub wyższe,
• Znajomość i biegła obsługa pakietu biurowego Office,
• Dobra znajomość j. niemieckiego i/lub angielskiego
• Ambicja, samodzielność i komunikatywność, dyspozycyjność
• Prawo jazdy.

Oferujemy

• Stałe zatrudnienie,
• Ciekawą i odpowiedzialną pracę,
• Dużą samodzielność,
• Możliwość rozwoju zawodowego.