Asystent Zarządu / Office Manager

Twoje miejsce pracy będzie usytuowane za piękną ladą recepcyjną, gdzie będziesz na co dzień przyjmował kontrahentów, dostawców przesyłek pocztowych, klientów. Ważne, abyś dbał o relację z nimi - przygotował im zawsze jakiś smaczny napój i ugościł w hollu - na kanapie przed TV.

Twoja praca będzie niezwykle odpowiedzialna. To właśnie dzięki Tobie biuro będzie funkcjonować bez zarzutu, płatności od klientów będą odnotowywane na czas, a w każde święto biuro będzie wyglądać uroczyście i wyjątkowo. Będziesz dbać o poprawne działanie wszystkich sprzętów - takich jak drukarki, sprzęt agd/rtv, a także firmowe samochody. Będziesz w tym celu miał do dyspozycji wielu sprawdzonych kontrahentów, którym możesz delegować wiele prac.

"Nie wymagamy, abyś znał się na wszystkim, ale wymagamy - abyś umiał wszystkiemu zaradzić :)"

Jeśli szukasz ciepłej posadki przy biurku i ograniczonej ilości codziennych zajęć - nie składaj aplikacji,

ale jeśli jesteś osobą komunikatywną, niezwykle dobrze zorganizowaną, pracowitą jak pszczółka i umiejącą rozwiązywać największe problemy biurowe z niezwykłym wdziękiem i gracją - to jest praca dla Ciebie!

• Pracę w stabilnej i ciągle rozwijającej się firmie w Poznaniu,
• Stałe godziny pracy: pn. - pt. od 8.00 do 16.00,
• Dostęp do branżowej prasy, książek,
• Komfortowe miejsce pracy w nowoczesnym i klimatyzowanym biurze WebDoctor,
• Dostęp do PlayStation i innych rozrywek na przerwach i po pracy,
• Całodobowy dostęp do biura w dowolnej porze dnia i nocy,
• Ekspres do kawy parzący: kawę, czekoladę, macchiato, cappuccino, herbatę... i wiele innych kombinacji ;)
• Nowoczesną i uporządkowaną infrastrukturę wymiany informacji (intranet, TV do prezentacji w biurze, indywidualna profil w centrali telefonicznej),
• Możliwość zdobycia cennego doświadczenia poprzez udział w wielu ciekawych projektach,
• Wewnętrzne szkolenia,
• Możliwość pracy w młodym i pełnym pomysłów zespole specjalistów,
• Możliwość zaprojektowania własnego wzoru koszulki firmowej,
• Wiele sesji fotograficznych (przekonasz się sam),
• Szalone imprezy integracyjne.

• Bieżący kontakt z kontrahentami firmy oraz z dostawcami,
• Koordynacja zaopatrzenia w niezbędne artykuły; stała kontrola nad stanem zaopatrzenia w firmie,
• Prowadzenie działań windykacyjnych w oparciu o przygotowane procedury oraz narzędzia stworzone w tym celu,
• Prowadzenie inwentaryzacji mienia firmy, dbanie o dobry stan mienia firmy,
• Dbanie o porządek mienia firmy oraz odpowiednie jego oznakowanie zgodne z inwentaryzacją,
• Odpowiedzialność za prawidłowe (terminowe, całościowe oraz odpowiedniej wysokości) ubezpieczenie całego majątku firmy,
• Bieżące wystawianie dokumentów płatniczych oraz wezwań do zapłaty,
• Koordynowanie poprawnego obiegu dokumentów i odpowiedniej ich archiwizacji,
• Bieżąca pomoc dla Klientów firmy w zakresie zmiany danych, duplikatów faktur, dodawania osób kontaktowych oraz tworzenie stosownej dokumentacji w związku z tymi działaniami,
• Kontrola korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz przesyłek kurierskich,
• Odpowiedzialność za każdorazowe sprawdzenie stanu przychodzących przesyłek kurierskich do firmy i zgłoszenie natychmiastowej reklamacji w razie stwierdzenia ich uszkodzenia,
• Nadzór nad poprawnym przebiegiem delegacji,
• Dbanie o odpowiedni wystrój biura firmy (święta, rocznice, jubileusze),
• Szczególna dbałość o porządek i oznakowanie archiwizowanych dokumentów oraz mienia firmy,
• Współpraca z biurem rachunkowym obsługującym firmę,
• Codzienna dbałość o urządzenia vendingowe (o ich sprawność, czystość i gotowość do pracy),
• Odpowiedzialność za codzienne wykonanie procedury wejścia oraz procedury wyjścia,
• Odpowiedzialność za podejmowanie gości w firmie organizację spotkań,
• Prowadzenie korespondencji z klientami i kontrahentami firmy.

• Ponadprzeciętne umiejętności organizacji pracy swojej i przełożonego,
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (czytanie i słuchanie, sprawdzane podczas assessment center - jeśli rozumiesz to nagranie - to dobry sygnał :) ),
• Lekkie pióro, potrzebne do prowadzenia korespondencji mailowej z klientami i kontrahentami,
• Ponadprzeciętna komunikatywność i asertywność w kontaktach z ludźmi,
• Umiejętność posługiwania się MS Word i MS Excel (sprawdzana podczas assessment center),
• Prawo jazdy kat. B oraz obycie w prowadzeniu pojazdów w codziennym ruchu ulicznym.

• Przyjazna aparycja,
• Poczucie estetyki.