Asystent zarządu z obsługą kadr

Opis stanowiska

Dbałość o wizerunek firmy, a w szczególności:

• Dbałość o porządek na recepcji.
• Ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej wraz z odpowiednią dekretacją.
• Monitorowanie płynności obiegu dokumentów w firmie.
• Dbałość o porządek w Sali Konferencyjnej.
• Prowadzenie administracji firmy w systemie DMS oraz utrzymywanie porządku na serwerze i w dokumentacji papierowej.
• Przygotowywanie spotkań w GW SPRINKLER.
• Bieżące sprawy administracyjne (przydzielanie i odbiór mienia firmy).
• Pilnowanie spraw formalnych związanych z flotą samochodową.
• Zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze, biurowe, środki czystości.
• Bieżąca pomoc w Księgowości.
• Dbałość o dobre imię i prestiż firmy.
• Rzetelne i efektywne wykonywanie obowiązków.
• Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw.
• Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzanych zadań.
• Przestrzeganie ustalonego w firmie regulaminu pracy.
• Przestrzeganie przepisów i zasad w zakresie bhp i p. poż.
• Należyta dbałość o mienie firmy i miejsce pracy.
• Przestrzeganie tajemnicy służbowej.
• Kształtowanie właściwej atmosfery w pracy.
• Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy.
• Rzetelne prowadzeni zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy.
• Koordynowanie agendy Prezesa Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów.
• Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych.
• Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów.
• Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu.
• Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu i jego gości.
• Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i przełożonego.
• Dbałość o stałą sprawność środków do pracy.
• Dbałość o gabinet Prezesa Zarządu i jego otoczenie.
• Organizacja i obsługa posiedzeń Zarządu, Rady Nadzorczej oraz Walnych Zgromadzeń Akcjonariuszy.
• Koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami.
• Prowadzenie spraw związanych z zagadnieniami PR i marketingu firmy w tym administrowanie materiałami reklamowymi.
• Zamawianie pieczęci Spółki oraz prowadzenie ich ewidencji.
• Nadzorowanie i odbiór korespondencji pocztowej.
• Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Obsługa kadr:

• Prowadzenie akt osobowych pracowników obydwu spółek.
• Naliczanie list płac pracowników.
• Naliczanie wynagrodzeń z umów zleceń i o dzieło oraz przygotowywanie rachunków.
• Zgłaszanie pracowników, zleceniobiorców do ZUS oraz wyrejestrowywanie z ZUS.
• Przygotowywanie i przesyłanie deklaracji ZUS elektronicznie.
• Ewidencja i rozliczanie urlopów pracowniczych.
• Ewidencja zwolnień lekarskich pracowników oraz innych absencji.
• Nadzór nad terminowością badań lekarskich i szkoleń BHP.
• Monitoring wszystkich istotnych terminów, np. kończących się umów itp.
• Wystawianie dokumentów związanych z nawiązaniem i zakończeniem stosunku pracy.
• Sporządzanie miesięcznych deklaracji podatku dochodowego od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom i zleceniobiorcom.
• Informowanie dział księgowości o wysokości należnych składek ZUS i PIT4 do zapłaty.
• Wysyłkę rocznych deklaracji PIT-11, PIT-4R do Urzędów Skarbowych,
• Po zakończeniu roku przygotowanie deklaracji PIT-11 dla pracowników i zleceniobiorców.
• Reprezentowanie spółek przed Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.