Archiwum Państwowe w Poznaniu
Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Asystent
Miejsce pracy: Poznań
Ogłoszenie o naborze Nr 76962
Warunki pracy
- praca biurowa w siedzibie urzędu,
- praca przy monitorze ekranowym przekracza 4 godziny dziennie,
- wysiłek fizyczny związany z odbiorem i dostarczaniem dokumentacji z/do urzędu pocztowego,
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
- stanowisko pracy zlokalizowane na parterze urzędu (budynek 4 kondygnacyjny),
- konieczność poruszania się pomiędzy kondygnacjami,
- budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową,
- w budynku brak widny osobowej, brak podjazdów oraz odpowiednio dostosowanej toalety dla osób z niepełnosprawnością.
Zakres zadań
- Prowadzenie (obsługa) sekretariatu Archiwum;
- Obsługa sekretarsko – kancelaryjna korespondencji przychodzącej i wychodzącej Archiwum, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i wykazem akt (w tym obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją);
- Przejmowanie, otwieranie i sprawdzanie wpływów. Odbiór przesyłek;
- Bieżące przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych Archiwum lub osobom wskazanym w dekretacji;
- Rejestrowanie, znakowanie spraw, oraz przechowywanie dokumentacji wchodzącej do składu chronologicznego w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
- Obsługa komórek organizacyjnych w zakresie przyjmowania, rozdzielania i wysyłania wszelkiego rodzaju korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej);
- Redagowanie pism standardowych i przepisywanie zleconych tekstów;
- Prowadzenie terminarza spotkań dyrektora Archiwum oraz rejestru terminów stałych, obowiązujących w zakresie planowania i sprawozdawczości, a także terminów sporadycznych, czuwanie nad ich dotrzymaniem oraz sygnalizowanie dyrektorowi, względnie jego zastępcy trudności w tym zakresie;
- Wykonywanie czynności związanych z uwierzytelnieniem wypisów i odpisów z dokumentów;
- Obsługa bieżąca poczty elektronicznej oraz sporządzanie zestawień statystycznych w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
- Gromadzenie, przechowywanie oraz archiwizacja akt spraw załatwianych przez Dyrektora Archiwum i jego zastępcę.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie lub kancelarii
- - ukończony kurs sekretarsko-kancelaryjny,
- - biegła umiejętność obsługi komputera w zakresie MS Windows, MS Office, poczty elektronicznej, Internetu,
- - znajmość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
- - znajmość Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
- - umiejętność pracy pod presją czasu,
- - komunikatywność.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- - znajmość języka niemieckiego w stopniu komunikatywnym.
- -znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją