Asystent

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji,
np. obywatele, przedsiębiorstwa)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie;

- budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie Ministerstwa: https://www.gov.pl/web/edukacja/informacja-dla-osob-majacych-trudnosci-w-poruszaniu-sie

Zakres zadań

• Zapewnia organizację i obsługę spotkań członka kierownictwa ministerstwa poprzez m.in.: prowadzenie terminarza, obsługę gości, przygotowanie materiałów, czy rezerwację sal.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, przyjmuje i nadaje faksy, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały. Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, spisy telefoniczne, zaopatruje w materiały biurowe oraz dba o estetykę pomieszczeń.
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka kierownictwa ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka kierownictwa ministerstwa.
• Koordynuje proces przedkładania do podpisu lub akceptacji członka kierownictwa ministerstwa pism wychodzących, notatek i innych materiałów, przygotowanych przez komórki organizacyjne ministerstwa.
• Przekazuje polecenia i ustalenia członka kierownictwa kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikom i w zależności od dyspozycji monitoruje ich realizację oraz kontroluje terminowość, a także zarządza innymi informacjami zgodnie przyjętymi procedurami.
• Śledzi na bieżąco prace Rządu i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka kierownictwa.
• Aktualizuje i rejestruje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje ministerstwo, dbając o aktualność danych w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym w ministerstwie.
• Wspiera lub w razie nieobecności zastępuje innych pracowników wydziału.

Wymagania niezbędne

• znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• znajomość zasad obsługi klienta i savoire-vivre’u
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
• komunikacja
• współpraca
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• rzetelność
• samodzielność i inicjatywa
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• podstawowa znajomość zagadnień objętych działem oświata i wychowanie