Asystent

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli
w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie;

- budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie Ministerstwa: https://www.gov.pl/web/edukacja/informacja-dla-osob-majacych-trudnosci-w-poruszaniu-sie

Zakres zadań

• Prowadzi ewidencję pism wpływających i wychodzących z departamentu.
• Zapewnia obsługę telefoniczną i mailową z instytucjami, urzędami oraz komórkami organizacyjnymi ministerstwa.
• Przygotowuje i przedkłada dokumenty do podpisu dyrektora oraz przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją.
• Udziela informacji interesantom i kieruje ich do właściwych pracowników departamentu lub właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa.
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno-recepcyjnym spotkania z interesantami i gośćmi.
• Udziela wsparcia merytorycznego i organizacyjnego pracownikom departamentu w ramach realizacji zadania związanego z koordynacją obsługi systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD).
• Zapewnia i gospodaruje materiałami biurowymi.

Wymagania niezbędne

• Ogólna wiedza z zakresu zadań realizowanych w Ministerstwie
• Znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Znajomość podstaw Kodeksu Postępowania Administracyjnego
• Rzetelność
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Współpraca
• Komunikacja
• Samodzielność i inicjatywa
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu administracji
• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• Znajomość obiegu dokumentów oraz obsługi systemu EZD