Ogłoszenie numer: 4892866, z dnia 2021-06-21
www.gwsprinkler.pl
FIRMA DZIAŁAJĄCA W BRANŻY OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ POSZUKUJE KANDYDATA NA STANOWISKO:
Asystentka / Asystent Zarządu
Miejsce pracy: Warszawa
Opis stanowiska
- Dbałość o wizerunek firmy.
- Dbałość o porządek na recepcji.
- Ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej wraz z odpowiednią dekretacją.
- Monitorowanie płynności obiegu dokumentów w firmie.
- Dbałość o porządek w Sali Konferencyjnej.
- Prowadzenie administracji firmy w systemie DMS oraz utrzymywanie porządku na serwerze i w dokumentacji papierowej.
- Przygotowywanie spotkań w GW SPRINKLER.
- Bieżące sprawy administracyjne (przydzielanie i odbiór mienia firmy).
- Pilnowanie spraw formalnych związanych z flotą samochodową.
- Zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze, biurowe, środki czystości.
- Prowadzenie spraw związanych z zagadnieniami PR i marketingu firmy w tym administrowanie materiałami reklamowymi.
- Zamawianie pieczęci spółki i jej pracowników oraz prowadzenie ich ewidencji.
- Bieżąca pomoc w Księgowości.
- Dbałość o dobre imię i prestiż firmy.
- Rzetelne i efektywne wykonywanie obowiązków.
- Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw.
- Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzanych zadań.
- Przestrzeganie ustalonego w firmie regulaminu pracy.
- Przestrzeganie przepisów i zasad w zakresie bhp i ppoż. i RODO.
- Należyta dbałość o mienie firmy i miejsce pracy.
- Przestrzeganie tajemnicy służbowej.
- Kształtowanie właściwej atmosfery w pracy.
- Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy.
- Nadzorowanie i odbiór korespondencji pocztowej.
- Rzetelne prowadzeni zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy w systemie rejestracji dokumentów obowiązującym w firmie.
- Koordynowanie agendy zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów.
- Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych.
- Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów.
- Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji dla zarządu.
- Organizacja i obsługa posiedzeń zarządu.
- Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby zarządu i jego gości.
- Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i przełożonego
- Dbałość o stałą sprawność środków do pracy.
- Dbałość o gabinet zarządu i jego otoczenie.
- Prowadzenie akt osobowych pracowników.
- Nadzór nad terminowością badań lekarskich i szkoleń bhp.
- Monitoring wszystkich istotnych terminów dotyczących spraw pracowniczych i organizacji pracy spółki.
- Wystawianie dokumentów związanych z pracownikami firmy.
- Wysyłka rocznych deklaracji PIT-11, PIT-4R.
- Koordynowanie współpracy zarządu z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami.
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.