Specjalista

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
- zadania wykonywane w siedzibie oraz poza siedzibą Urzędu
- konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazania lub odebrania dokumentów
- obsługa klientów, poczty oraz wykonywanie czynności archiwizacyjnych
- stres typowy związany z obsługą klientów zewnętrznych wymagających często nieszablonowego podejścia, wymagana komunikatywność
- stanowisko pracy znajduje się na I piętrze budynku biurowego
- stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno-biurowych
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę
- parametry środowiska pracy (oświetlenie, temperatura, hałas) w normie
- winda w budynku nie przystosowana dla osób na wózkach inwalidzkich
- wejście do budynku możliwe klatką schodową o szerokości 160 cm z poręczami, po stromych schodach zabiegowych
- z klatki schodowej bezpośrednie wejście do pomieszczeń biurowych
- budynek nie przystosowany dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
- drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 90 cm
- w budynku pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich

Zakres zadań

• porządkowanie zbioru akt bieżących wytworzonych w oddziałach zajmujących się legalizacją pobytu i zatrudnienia cudzoziemców wg określonych zasad
• bieżące udostępnianie akt zgromadzonych w zbiorze na potrzeby pracowników merytorycznych prowadzących postępowania w sprawach legalizacji pobytu, zatrudnienia cudzoziemców oraz obywatelstwa polskiego
• przyjmowanie korespondencji wpływającej do Wydziału oraz rejestrowanie jej w systemie komputerowym, w tym prowadzenie obsługi korespondencji w systemie EZD, w celu przekazania jej osobom uprawnionym do dekretacji; wprowadzanie wniosków w sprawach cudzoziemców do aplikacji „Cudzoziemcy”
• przyjmowanie i opracowywanie poczty wpływającej od operatorów pocztowych bezpośrednio do Wydziału
• przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie i nadawanie faksów i obsługa poczty elektronicznej w celu zapewnienia właściwego przepływu informacji w Wydziale
• aktualizacja zbioru poprzez bieżące włączanie dokumentacji po zakończeniu postępowań

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• znajomość zasad archiwistyki
• znajomość problematyki związanej z funkcjonowaniem administracji państwowej
• znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• samodzielność, bardzo dobra organizacja pracy własnej
• rzetelność i sumienność
• umiejętność współpracy z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
• umiejętność pracy w zespole
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• umiejętność efektywnej komunikacji
• asertywność